Ngày nay, hoạt động thông tin thư viện ngày càng khẳng định tầm quan trọng trong sự phát triển chung. Việc đón đầu cũng như ứng dụng các thành tựu của khoa học kỹ thuật và công nghệ mới đã làm thay đổi hoạt động thư viện theo hướng tự động hóa. Điều này đã mang lại nhiều lợi ích cho người dùng tin và đem đến những cơ hội phát triển mới cho thư viện, đồng thời cũng đặt ra các thách thức trong việc xây dựng mô hình hoạt động hiện đại đáp ứng yêu cầu đổi mới. Chính trong bối cảnh đó, xây dựng và phát triển thư viện theo mô hình Không gian học tập chung đã trở thành xu thế phát triển của nhiều thư viện trên thế giới, đặc biệt là trong hệ thống thư viện trường học.

Thuật ngữ Không gian học tập chung (KGHTC) được sử dụng lần đầu tiên ở Hoa Kỳ vào thập niên 90 của TK XX, khởi điểm tại: Thư viện Đại học Lowa (1992), Thư viện Đại học Nam California (1994)... Đến nay, đã có hàng trăm mô hình KGHTC được xây dựng trên khắp thế giới. Trong đó, tiêu biểu phải kể đến mô hình KGHTC tại Thư viện Đại học Roger Williams (Thư viện RWU) thuộc Đại học Roger Williams, tọa lạc tại thành phố biển Bristol, tiểu bang Rhode Island (1). Trong hơn 50 năm phát triển, Thư viện RWU với từng bước đổi mới, đặc biệt là việc xây dựng và phát triển thành công mô hình KGHTC đã góp phần đưa Đại học Roger Williams trở thành một trong 10 trường đại học tổng hợp hàng đầu tại miền Bắc nước Mỹ do tạp chí U.S. News & World Report bình chọn.

1. Bối cảnh dẫn tới sự hình thành mô hình KGHTC tại Thư viện RWU

Bối cảnh đầu tiên dẫn tới việc hình thành và phát triển mô hình KGHTC tại Thư viện RWU chính là sự ứng dụng mạnh mẽ các thành tựu của khoa học kỹ thuật vào hoạt động, mang đến cho người dùng tin những dịch vụ hỗ trợ cần thiết đáp ứng yêu cầu của giáo dục và đào tạo hiện đại. Không chỉ tự động hóa quá trình mượn trả tài liệu bằng hệ thống phần mềm quản trị thư viện tích hợp, việc ứng dụng công nghệ sóng radio RFID đã giúp cho Thư viện RWU có thể thực hiện mượn trả hoàn toàn tự động 24/24.

Bên cạnh đó, những thay đổi về cơ cấu tổ chức không gian phục vụ và nhu cầu của người dùng tin cũng là những yếu tố chính dẫn đến sự hình thành và phát triển của mô hình KGHTC tại Thư viện RWU. Vào cuối những năm 90 TK XX, Khoa Giáo dục của trường đã được chuyển tới, đặt trụ sở tại Thư viện. Trung tâm Phát triển học thuật của trường cũng được quyết định chuyển lên tầng hai của Thư viện vào năm 2000. Đến năm 2002, Thư viện RWU đã được Quỹ Champlin tài trợ kinh phí để xây dựng Phòng máy tính - thực chất là một khu vực máy tính mở. Năm 2004, cựu sinh viên Mary Tefft White đã tài trợ xây dựng một trung tâm văn hóa hỗ trợ tổ chức các chương trình và sự kiện. Vì thế, thư viện lại cần tiếp tục thay đổi để đáp ứng với thực tế. Chính những thay đổi về không gian phục vụ và nhu cầu của người dùng tin đã góp phần tạo ra các yếu tố thuận lợi để Thư viện RWU quyết định hướng đến việc xây dựng và phát triển mô hình KGHTC - một mô hình hoạt động đa thành phần với mục tiêu tạo ra không gian học tập thực sự cởi mở và thuận tiện nhất cho người dùng tin. Năm 2007, lãnh đạo Thư viện đã chính thức thông qua quyết định triển khai dự án KGHTC bằng ngân sách của trường.

2. Thành phần cấu tạo chính của mô hình Không gian học tập chung tại Thư viện RWU

Dựa trên những kinh nghiệm và bài học rút ra khi tham quan thực tế 18 thư viện học thuật trong và khoài khu vực, Thư viện RWU đã tiến hành chuyển dịch từ mô hình tổ chức và hoạt động truyền thống sang mô hình KGHTC vào mùa hè năm 2007.

Khu vực quầy dịch vụ và cụm máy tính

Dự án đã xác định một trong những mục đích chính là cấu trúc lại khu vực quầy dịch vụ và cụm máy tính phục vụ người dùng tin theo hướng tổ chức nhiều dịch vụ công nghệ thông tin hơn trong khu vực này. Bốn cán bộ công nghệ thông tin của Khoa Hướng dẫn công nghệ và máy tính học thuật đã chuyển đến làm việc tại tầng một của Thư viện. Khu vực tài liệu tham khảo đã được thay đổi hoàn toàn, 11 dãy sách tham khảo, tổng cộng hơn 1.200m chiều dài được giảm một nửa, cả về độ cao và chiều dài. Quầy tham khảo đã được điều chỉnh như là một điểm dịch vụ tích hợp cả phục vụ tài liệu tham khảo và hỗ trợ công nghệ, đồng thời bố trí thêm 4 nhân viên mới. Ngoài ra, Quỹ Champlin Foundation đã trợ cấp cho trường 150.000 USD để xây dựng một Trung tâm Phát triển Công nghệ giảng dạy nhằm giúp các giảng viên tích hợp công nghệ vào chương trình giảng dạy.

Khi xác định đưa khoa học công nghệ trở thành một nguồn lực trọng tâm, Thư viện RWU đã quyết định tích hợp các điểm dịch vụ, tăng số lượng máy tính trong thư viện từ 40 lên hơn một trăm máy và tiến hành cài thêm các phần mềm, phần cứng cần thiết cho sinh viên hoàn toàn tự do sử dụng trong Thư viện.

Một đặc điểm kiến trúc của tòa nhà vẫn được giữ lại là cầu thang trung tâm có thể nhìn thấy ngay khi bước vào Thư viện, ngăn giữa quầy thông tin và quầy lưu thông tài liệu. Quầy lưu thông hiện tại vẫn giữ nguyên các chức năng, tuy nhiên, quầy tham khảo cũ đã được cấu trúc lại và đổi tên thành quầy thông tin với chức năng mới là phục vụ cả tham khảo và hỗ trợ công nghệ. Bên cạnh đó, khác với hình thức hoạt động cũ, trong KGHTC, các trợ lý hỗ trợ sinh viên đóng một vai trò vô cùng quan trọng. Vì thế, Thư viện đã quyết định gộp các vị trí làm việc tại quầy lưu thông, quầy tham khảo và phòng máy tính trước đây vào một vị trí, gọi là trợ lý KGHTC. Tất cả các cán bộ vị trí này sẽ được đào tạo đa chức năng vừa hướng dẫn và cung cấp những thông tin cần thiết vừa phục vụ mượn trả tài liệu, đồng thời giám sát và hỗ trợ người dùng sử dụng phòng máy tính.

Có thể nói, việc triển khai dự án KGHTC đã thay đổi hoàn toàn cấu trúc của khu vực phục vụ tài liệu tham khảo, tạo ra một môi trường tương tác giữa không gian ảo và không gian vật lý tại Thư viện. Thay vì xây dựng những không gian phục vụ bạn đọc theo hình thức tổ chức các phòng hay các kho phục vụ khép kín thì với KGHTC, Thư viện RWU đã tổ chức các không gian phục vụ mở với việc thiết kế hệ thống mượn trả tự động 24h và sự hỗ trợ của các cán bộ, trợ lý thư viện. Không chỉ vậy, cùng với việc thiết kế các cụm máy tính được đặt linh hoạt cho phép người dùng tin có thể trực tiếp tra cứu đầy đủ các nguồn thông tin, việc xây dựng theo mô hình KGHTC đã giúp Thư viện RWU tạo ra một không gian tra cứu và sử dụng tài liệu ảo nhằm đáp ứng tốt nhất những nhu cầu thông tin ngày càng phong phú và đa dạng của sinh viên. Như vậy, khi đến KGHTC tại Thư viện RWU, sinh viên sẽ được tiếp cận với đầy đủ các nguồn tin phong phú trong một không gian thoải mái và tiện nghi.

 Trung tâm Phát triển công nghệ giảng dạy

Ngoài sự thay đổi về khu vực phục vụ bạn đọc, một trong những thành phần cấu tạo chính của KGHTC tại Thư viện RWU chính là Trung tâm Phát triển công nghệ giảng dạy. Trong khu vực này, Thư viện tổ chức các kỹ thuật viên làm nhiệm vụ hướng dẫn, hỗ trợ giảng viên tích hợp công nghệ vào trong các bài giảng. Các công nghệ đó bao gồm: giảng dạy qua video, sản xuất video, hệ thống trình chiếu bài giảng, đồ họa, các thiết bị kỹ thuật số và hỗ trợ nâng cao năng lực trình bày đa phương tiện. Không gian phục vụ này cũng cho phép các giảng viên tự do luyện tập và thực hành thuyết trình để nâng cao chất lượng bài giảng.

Phòng học điện tử và Trung tâm Văn hóa Mary Tefft White

Bên cạnh đó, Phòng học điện tử và Trung tâm Văn hóa Mary Tefft White cũng là một thành phần cấu tạo quan trọng của mô KGHTC tại Thư viện RWU. Tại khu vực Thư viện điện tử, người dùng tin có thể tự do sử dụng máy tính và tiến hành làm việc nhóm. Tuy nhiên, đến thời điểm này Thư viện vẫn chưa có phòng chức năng nào dành riêng cho việc học tập và nghiên cứu theo nhóm. Trung tâm Văn hóa Mary Tefft White là một không gian mở, dành cho việc tổ chức các sự kiện hay các chương trình văn hóa phục vụ người dùng tin của Thư viện.

Có thể khẳng định, KGHTC với các thành phần mới đã đáp ứng đầy đủ các nhu cầu học tập phong phú của sinh viên với các trung tâm hỗ trợ thuyết giảng, các phòng học đa phương tiện, hay các khu hỗ trợ tổ chức sự kiện. Tại đây, sinh viên có thể tham gia các lớp học đa phương tiện dưới sự hỗ trợ của các giảng viên uy tín trong nhà trường. Như vậy, với việc xây dựng và phát triển mô hình KGHTC, Thư viện RWU đã tạo ra một không gian với đa dạng các dịch vụ hỗ trợ học tập trong một môi trường tiện nghi đáp ứng tốt nhất những nhu cầu của người dùng tin.

3. Cơ cấu tổ chức nhân sự và đào tạo cán bộ thư viện trong mô hình KGHTC tại Thư viện RWU

Trong mọi hoạt động của đời sống xã hội, yếu tố con người luôn đóng vai trò quan trọng vào quá trình phát triển cũng như kết quả cuối cùng mà hoạt động đó đem lại. Chính vì vậy, việc tổ chức và đào tạo cán bộ thư viện ảnh hưởng trực tiếp tới chất lượng xây dựng và phát triển KGHTC tại Thư viện RWU.

Cơ cấu tổ chức nhân sự

Các thành phần nhân sự chủ chốt tại Thư viện RWU là sự kết hợp của cán bộ Thư viện và cán bộ phòng công nghệ thông tin, mặc dù bước đầu mỗi bộ phận đều có các đặc trưng khác nhau về chuyên môn và cách thức làm việc. Việc phải có nhân viên có chuyên môn về máy tính học thuật và hướng dẫn sử dụng các công nghệ mới phục vụ trong Thư viện là hoàn toàn phù hợp và từ đó, các quan ngại về vấn đề công nghệ phục vụ KGHTC đã được giải quyết nhanh chóng. Hiện nay, Thư viện có 10 cán bộ làm việc toàn thời gian được phân vào các vị trí: trợ lý KGHTC làm việc ở Khu vực phục vụ bạn đọc, các cán bộ hỗ trợ và làm việc ở các khu vực của Trung tâm Phát triển công nghệ giảng dạy, Phòng học điện tử và Trung tâm Văn hóa Mary Tefft White.

Ngoài ra, một Ủy ban Dịch vụ KGHTC đã được thành lập bao gồm tất cả các thành viên làm việc trong tòa nhà của Thư viện. Ủy ban này được coi là công cụ để xây dựng nên một đường dây thông tin liên lạc hiệu quả và thiết lập các chính sách cũng như các quy trình cùng làm việc KGHTC. Ủy ban sẽ tiến hành họp hàng tháng để thảo luận các vấn đề đang được cán bộ và người dùng tin quan tâm hoặc bàn về các dự án mới. Bên cạnh đó, với việc thành lập Ủy ban Dịch vụ KGHTC, Thư viện đã thiết lập một không gian làm việc hữu ích qua blackboard để đăng các thông báo và các biên bản họp.     Blackboard cũng cho phép cán bộ thư viện gửi thư điện tử đến toàn nhóm, đảm bảo tất cả cán bộ đều được thông báo. Thư viện cũng sử dụng blackboard như là một công cụ giao tiếp với các trợ lý KGHTC. Ở đó, Thư viện đăng các lịch làm việc, thông báo, cộng tác viên có thể sử dụng blackboard để tìm kiếm người thay thế mình khi họ có việc bận không thể làm việc theo lịch.

Vấn đề đào tạo cán bộ đáp ứng yêu cầu của mô hình KGHTC

Hiện nay, với việc ứng dụng mô KGHTC, số lượt sinh viên đến Thư viện đã tăng 27% so với trước đây. Mặc dù hiện tại Thư viện đã có nhân viên hỗ trợ học thuật và các cộng tác viên là các bạn sinh viên hỗ trợ, nhưng vẫn còn tồn tại nhiều vấn đề liên quan đến chuyên môn và ứng dụng công nghệ. Vì thế, Thư viện đã tổ chức các khóa đào tạo giúp cán bộ làm việc trong KGHTC được đào tạo một cách thành thạo để họ có thể tích lũy nhiều kinh nghiệm trong quá trình xử lý các vấn đề còn tồn tại. Bên cạnh đó, do đặc trưng KGHTC nên các cán bộ thư viện bên cạnh việc được đào tạo về chuyên môn và khả năng sử dụng thành thạo công nghệ thông tin, còn được thường xuyên rèn luyện các kỹ năng giao tiếp với người dùng tin, khả năng thuyết trình và hướng dẫn thông tin - Đây được xem là những kỹ năng nền tảng của một cán bộ làm việc trong môi trường KGHTC. Ngoài ra, Thư viện cũng chú trọng tới việc đào tạo đội ngũ cộng tác viên, chủ yếu là sinh viên. Ban đầu, các cộng tác viên của Thư viện sẽ được đào tạo giới thiệu về các chính sách và thủ tục, sau đó là đào tạo cá nhân theo ba mảng lĩnh vực tùy theo trách nhiệm của từng người trong vòng 2 giờ đồng hồ. Có thể khẳng định, việc đào tạo đội ngũ cán bộ giàu kinh nghiệm đáp ứng những đổi mới trong quá trình xây dựng và phát triển KGHTC đã và đang là một trong những vấn đề trọng điểm được Thư viện RWU quan tâm chú trọng.

Như vậy, xây dựng thư viện theo mô hình KGHTC đã và đang dần trở thành một trong những xu thế phát triển tất yếu của nhiều thư viện trên thế giới, trong đó có Thư viện RWU. Việc phát triển KGHTC đã đem đến những thay đổi mang tính cách mạng trong cơ cấu các thành phần chức năng cũng như tổ chức đội ngũ cán bộ của Thư viện RWU. Có thể khẳng định, xây dựng và phát triển thư viện theo mô hình KGHTC chính là chìa khóa giúp Thư viện RWU đáp ứng tốt nhất nhu cầu thông tin ngày đa dạng và phong phú của sinh viên. Đồng thời, góp phần tạo một không gian học tập thoải mái với việc cung cấp đầy đủ các dịch vụ hỗ trợ quá trình tự học tập và nghiên cứu, thu hút đông đảo người dùng tin đến với Thư viện RWU.

______________

1. Thư viện của trường được chia thành Thư viện Trung tâm và Thư viện Khoa Kiến trúc với 10 nhân viên làm việc toàn thời gian. Ngoài ra, Trường còn có Thư viện Khoa Luật hoạt động tách biệt. Đối tượng người dùng tin chính của Thư viện là hơn 3.840 sinh viên đại học, 813 học viên cao học đến từ 42 quốc gia và 209 giảng viên uy tín hàng đầu. 

Nguồn : Tạp chí VHNT số 387, tháng 9-2016

Tác giả : LÊ THỊ HUYỀN TRANG