Trong hoạt động thông tin - thư viện, biên mục luôn giữ một vai trò quan trọng. Nó không chỉ giúp các thư viện và cơ quan thông tin tổ chức khoa học nguồn lực thông tin của mình mà còn tạo ra nhiều điểm truy cập hữu hiệu giúp người dùng tin tiếp cận, khai thác thông tin một cách nhanh chóng, đầy đủ và chính xác. Với sự hỗ trợ của công nghệ thông tin, biên mục cũng có nhiều sự thay đổi trong đó phải kể đến xu hướng tăng cường hợp tác, chia sẻ, trao đổi dữ liệu biên mục giữa các thư viện thông qua biên mục tập trung. Bài viết làm rõ khái niệm biên mục tập trung, thực trạng và đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam.

1. Khái niệm Biên mục tập trung 

Biên mục tập trung là một khái niệm được nhiều công trình nghiên cứu, đặc biệt là của nước ngoài đề cập đến và có những sự khác biệt nhất định như:

Trong Library classification and cataloguing theory (Lý thuyết phân loại và biên mục thư viện), Biên mục tập trung được định nghĩa là biên mục tài liệu bởi một đơn vị trung tâm vì lợi ích của các thư viện khác. Nó là một hoạt động dành cho các hệ thống thư viện có nhiều chi nhánh hoặc bộ phận. Toàn bộ quá trình biên mục được thực hiện bởi một đơn vị trung tâm (1).

Trong (Online Dictionary for Library and Information Science - Từ điển Khoa học Thư viện và Thông tin trực tuyến), tác giả Joan M. Reitz đã định nghĩa: Biên mục tập trung là việc chuẩn bị biểu ghi thư mục cho sách và các tài liệu thư viện khác được thực hiện bởi một cơ quan biên mục trung tâm rồi phân phối chúng ở dạng in và/ hoặc máy tính có thể đọc được cho các thư viện thành viên với một khoản phí nhỏ. Cũng tương tự như việc biên mục tài liệu cho toàn bộ hệ thống thư viện tại một trong các cơ sở của nó, thường là đơn vị trung tâm, để đạt được sự thống nhất (2).

Theo ALA Glossary of Library Terms (Bảng chú giải ALA về thuật ngữ thư viện), biên mục tập trung được định nghĩa là: (a) Việc chuẩn bị mục lục cho tất cả các thư viện trong một hệ thống tại một thư viện hoặc một đơn vị trung tâm, (b) Việc chuẩn bị các phiếu mô tả mục lục bởi một thư viện hoặc đơn vị khác rồi phân phối chúng tới các thư viện (3). 

Tác giả C. P. Needham định nghĩa: Biên mục tập trung là những dịch vụ biên mục được thực hiện từ một đơn vị trung tâm và cung cấp cho khách hàng của nó (4).

Tác giả Lydia de Queiros Sambaquy cho rằng: Biên mục tập trung là việc biên mục được thực hiện bởi một thư viện hoặc một dịch vụ biên mục đặc biệt và phục vụ cho nhiều thư viện. Việc biên mục này đòi hỏi sự đầu tư tập trung ở mức độ nhất định nên nó phù hợp với mạng lưới thư viện như mạng lưới thư viện công cộng trung ương và các thư viện nhánh, hoặc thư viện đại học trung tâm và các thư viện khoa chuyên ngành trong nhiều đơn vị khác nhau của một trường đại học (5).

Từ những phân tích và tổng hợp các định nghĩa trên, biên mục tập trung được hiểu là việc biên mục hoặc cung cấp các dịch vụ biên mục được thực hiện tại một đơn vị trung tâm và kết quả của nó được sử dụng cho nhiều thư viện trong cùng hệ thống.

2. Thực trạng biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam

Biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam được thực hiện từ năm 1962. Với vai trò là đơn vị trung tâm, Thư viện Quốc gia Việt Nam chịu trách nhiệm biên mục theo các chuẩn nghiệp vụ quy định toàn bộ tài liệu bổ sung về thư viện từ nhiều nguồn khác nhau như: mua, thu nhận lưu chiểu theo Luật Xuất bản, tặng biếu, trao đổi tài liệu giữa các thư viện trong nước, quốc tế… và chia sẻ kết quả biên mục tới các thư viện công cộng (kể cả thư viện cấp huyện) ở dạng phiếu mô tả qua đường bưu điện. Trong giai đoạn này, biên mục tập trung đã đạt được những kết quả nhất định, đảm bảo chất lượng và tính thống nhất trong biên mục cho các thư viện công cộng trong hệ thống. Đến năm 2001, với sự hỗ trợ của phần mềm quản lý thư viện tích hợp iLib, kết quả biên mục được chia sẻ hoàn toàn dưới dạng biểu ghi MARC21 thông qua mục lục tra cứu trực tuyến (OPAC) của Thư viện Quốc gia Việt Nam. Mặc dù thời gian tiếp cận kết quả biên mục được rút ngắn hơn trước, nhưng qua kết quả khảo sát 110 thư viện công cộng các cấp cho thấy hiệu quả khai thác các sản phẩm, dịch vụ biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam lại chưa cao. Có nhiều nguyên nhân gây ra hạn chế này, trong đó phải kể đến các nguyên nhân sau:

Thiếu cơ chế chính sách phát triển biên mục tập trung

Trong lĩnh vực thư viện, nhiều văn bản pháp quy đã được ban hành và có vai trò to lớn trong việc thiết lập các cơ chế, chính sách phù hợp, tạo động lực cho sự nghiệp thư viện phát triển. Đặc biệt, ngày 21-11-2019, Luật Thư viện Việt Nam đã được thông qua và có hiệu lực vào ngày 1-7-2020. Đây chính là kim chỉ nam cho các thư viện triển khai hoạt động của mình và là cơ sở giúp định hướng các hoạt động thư viện phát triển đúng quỹ đạo. Tuy nhiên, các văn bản pháp quy đề cập trực tiếp tới biên mục tập trung lại không nhiều, chủ yếu là các văn bản liên quan tới việc liên kết chia sẻ thông tin. Các chính sách về hợp tác, trao đổi, chia sẻ dữ liệu trong biên mục tập trung hầu như không có. Do đó, các thư viện tham gia biên mục tập trung vẫn mang tính tự phát, không đồng nhất. Nhiều thư viện vẫn áp dụng đồng thời cả biên mục sao chép và biên mục gốc, trong đó nguồn biên mục sao chép không chỉ từ Thư viện Quốc gia Việt Nam mà cả các thư viện khác trong và ngoài nước (như từ Thư viện Khoa học tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh, Thư viện Quốc hội Mỹ…).

Chưa có sự thống nhất trong việc áp dụng các chuẩn biên mục

Năm 2001, tại hội thảo quốc tế với chủ đề Hệ thống và Tiêu chuẩn cho Thư viện Việt Nam diễn ra trong 3 ngày từ 26 đến 28-9 tại Hà Nội, đã đề cập đến việc áp dụng các chuẩn nghiệp vụ trong hoạt động thông tin - thư viện tại Việt Nam và nhận được sự tán đồng từ đại diện lãnh đạo Bộ Khoa học - Công nghệ, Bộ Văn hóa - Thông tin, Bộ Giáo dục và Đào tạo, giám đốc các thư viện, trung tâm thông tin của Việt Nam. Ngày 7-5-2007, với chủ trương Chuẩn hóa, Hội nhập và Phát triển, Bộ Văn hóa - Thông tin đã ban hành công văn số 1598/BVHTT về việc “Áp dụng chuẩn nghiệp vụ trong các thư viện Việt Nam” hướng dẫn các thư viện thực hiện áp dụng 3 chuẩn biên mục mới là Bảng phân loại Dewey (DDC), Khổ mẫu trao đổi thư mục MARC21 và quy tắc biên mục Anh-Mỹ AACR2. Tuy nhiên, việc triển khai áp dụng các chuẩn này còn chưa đồng bộ ở các thư viện khác nhau trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam.

Về biên mục mô tả, không phải tất cả cả thư viện công cộng đều áp dụng MARC21 và AACR2. Chỉ có 81,8% thư viện cấp tỉnh và 13,8% thư viện cấp huyện được khảo sát đã áp dụng Khổ mẫu trao đổi thư mục MACR21 và 40,9% thư viện cấp tỉnh và 25,3% thư viện cấp huyện đã áp dụng Quy tắc mô tả Anh - Mỹ AACR2. Các thư viện còn lại vẫn áp dụng Tiêu chuẩn mô tả thư mục quốc tế ISBD hoặc chưa áp dụng chuẩn biên mục mô tả.

Về phân loại tài liệu, hiện nay mặc dù các thư viện công cộng đang sử dụng DDC có tỷ lệ cao nhưng lại chưa thống nhất trong ấn bản sử dụng: 54,5% thư viện cấp tỉnh và 5,7% thư viện cấp huyện đang phân loại tài liệu theo DDC23; 45,5% thư viện cấp tỉnh và 26,4% thư viện cấp huyện vẫn đang sử dụng DDC14. Do mức độ phân chia chi tiết cũng như sự phức tạp trong cách sử dụng của DDC23 nên chủ yếu mới chỉ được áp dụng nhiều trong các thư viện công cộng có quy mô lớn, số lượng tài liệu nhiều. Bên cạnh đó, 19,5% thư viện cấp huyện vẫn đang phân loại dựa trên Bảng phân loại dùng cho các thư viện khoa học tổng hợp do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn (Bảng phân loại 19 lớp). Vẫn còn khá nhiều thư viện cấp huyện chưa tiến hành phân loại cho tài liệu khi biên mục (chiếm tỷ lệ 48,4%). 

Việc định từ khóa tại các thư viện công cộng được thực hiện theo 2 phương thức: định từ khóa có kiểm soát và định từ khóa tự do. Công cụ kiểm soát từ khóa được sử dụng nhiều nhất là Bộ từ khóa do Thư viện Quốc gia Việt Nam biên soạn (với tỷ lệ 77,3% thư viện cấp tỉnh và 37,9% thư viện cấp huyện). Đây cũng là công cụ được Thư viện Quốc gia Việt Nam sử dụng để kiểm soát từ khóa tại thư viện. Còn 22,7% thư viện cấp tỉnh và 8,1% thư viện cấp huyện hiện vẫn đang định từ khóa tự do mà không thông qua kiểm soát từ vựng của bất cứ công cụ nào. Còn lại 54% thư viện cấp huyện chưa định từ khóa khi tiến hành xử lý tài liệu.

Bên cạnh đó, bảng tiêu đề chủ đề cũng được hình thành trên cơ sở biên dịch hoặc dịch một phần các bảng tiêu đề chủ đề của nước ngoài như Chọn tiêu đề đề mục cho Thư viện của nhóm tác giả Nguyễn Minh Hiệp, Nguyễn Tuyến, Dương Thúy Hương, Nguyễn Cửu Sà, Trịnh Công Thành, Hồ Văn Thủy biên dịch từ cuốn Choix de vedettes matières à l’intention des bibliothèques (Tiêu đề chủ đề được chọn cho thư viện) (Pháp), Bộ tiêu đề chủ đề của Thư viện Khoa học Tổng hợp Thành phố Hồ Chí Minh hình thành trên cơ sở dịch Bộ tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ (LCSH), hoặc có một số thư viện sử dụng ngay trên các phiên bản gốc của nước ngoài: Bảng tiêu đề chủ đề của Thư viện Quốc hội Mỹ. Tuy nhiên, so với định từ khóa, công tác định chủ đề được ít thư viện thực hiện hơn (chỉ có 14,5% thư viện công cộng có định chủ đề, trong khi 55,4% thư viện công cộng tiến hành định từ khóa), còn lại là các thư viện chưa thực hiện công tác này.

Hạ tầng công nghệ thông tin chưa có sự đầu tư đồng bộ

Từ những năm 90 TK XX, hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam đã từng bước tin học hóa hoạt động thư viện. Nhiều khâu công tác đã được hỗ trợ bởi các thiết bị công nghệ điện tử, trong đó có hoạt động biên mục. Tuy nhiên, hạ tầng công nghệ thông tin trong các thư viện công cộng có sự đầu tư không đồng đều, thường tập trung nhiều ở các thư viện lớn, còn các thư viện nhỏ rất hạn chế, thậm chí có nơi chưa được đầu tư.

Về phần mềm, Thư viện Quốc gia Việt Nam và đa phần các thư viện cấp tỉnh đều đã được trang bị phần mềm hỗ trợ cho hoạt động thư viện nói chung và biên mục nói riêng. Đặc biệt, Thư viện Quốc gia Việt Nam và 72,7% thư viện cấp tỉnh đã được cài đặt phần mềm quản lý thư viện tích hợp. Đây là phần mềm hiện đại với nhiều tính năng hỗ trợ tự động hóa, đặc biệt có khả năng liên kết, khai thác và chia sẻ dữ liệu với các thư viện khác. 18,2% thư viện đang sử dụng phần mềm quản trị tư liệu và không có thư viện nào chưa cài đặt phần mềm hỗ trợ hoạt động biên mục. Tuy nhiên, đối với các thư viện cấp huyện, do điều kiện còn khó khăn nên số thư viện được cài đặt phần mềm quản lý thư viện tích hợp không nhiều (chỉ chiếm 13,8%), còn đa số đang sử dụng phần mềm quản trị tư liệu (32,2%) hoặc các ứng dụng phần mềm văn phòng khác như Word, Excel... (12,6%). Bên cạnh đó, còn có tới 41,4% thư viện chưa được cài đặt phần mềm, mọi hoạt động biên mục đều tiến hành thủ công. Đây là một điểm hạn chế lớn khiến các thư viện cấp huyện không thể tham gia khai thác các sản phẩm, dịch vụ biên mục tập trung một cách hiệu quả. 

Về phần cứng: trong những năm gần đây, do nhận được sự quan tâm đầu tư từ các cấp lãnh đạo, nhiều dự án phát triển thư viện đã được triển khai nên hạ tầng công nghệ thông tin của Thư viện Quốc gia Việt Nam và các thư viện cấp tỉnh được xây dựng khá hoàn thiện. Thư viện Quốc gia Việt Nam cùng với 77,3% thư viện cấp tỉnh đã được lắp đặt máy chủ riêng, 100% nhân viên biên mục có máy tính riêng để làm việc và các máy tính đều được kết nối mạng internet. Đây là điều kiện thuận lợi để các thư viện có thể liên kết, khai thác biểu ghi biên mục từ các thư viện khác, rút ngắn được thời gian xử lý tài liệu, đạt hiệu quả cao trong biên mục. Tuy nhiên, trái ngược với thư viện cấp tỉnh, các thư viện cấp huyện có hạ tầng công nghệ khá khiêm tốn, thậm chí có thể nói là nghèo nàn: chỉ có 14,9% thư viện có máy chủ, 18,4% thư viện có dành riêng máy tính cho bộ phận biên mục mặc dù có tới 79,3% thư viện đã có kết nối mạng internet. Như vậy, có tới 85,1% thư viện chưa có máy chủ riêng, 81,6% nhân viên biên mục phải sử dụng chung máy tính với các bộ phận khác hoặc chưa được trang bị máy tính, 20,7% thư viện chưa kết nối mạng internet. Điều này đã làm hạn chế khả năng tham gia biên mục tập trung của các thư viện cấp huyện.

Thiếu sự hợp tác giữa các thư viện 

Một trong những yếu tố đảm bảo biên mục tập trung vận hành và hoạt động hiệu quả chính là sự hợp tác của các thư viện công cộng. Trong Luật Thư viện Việt Nam cũng nhấn mạnh tầm quan trọng của sự hợp tác giữa các thư viện nhằm tiến tới mục tiêu liên thông thư viện: Hợp tác trong việc bổ sung, mua, thu thập tài nguyên thông tin dùng chung và hợp tác trong xây dựng mục lục liên hợp; Chia sẻ, sử dụng chung tài nguyên thông tin giữa các thư viện; chia sẻ kết quả xử lý tài nguyên thông tin và sản phẩm thông tin - thư viện (6). Tuy nhiên, hiện nay, do không có một cơ chế, chính sách hay quy định nào yêu cầu các thư viện phải phối hợp biên mục hoặc có trách nhiệm, quyền lợi gì khi tham gia biên mục tập trung nên sự hợp tác giữa các thư viện công cộng trong biên mục tập trung nhìn chung được đánh giá là chưa tốt.

Mô hình biên mục tập trung đang áp dụng không còn phù hợp

Hiện nay, hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam đang áp dụng theo mô hình biên mục tập trung thuần túy. Đó là dữ liệu biên mục được tạo lập bởi một đơn vị duy nhất là thư viện trung tâm (Thư viện Quốc gia Việt Nam) và chia sẻ tới các thư viện viện thành viên trong hệ thống. Các thư viện thành viên chỉ là đơn vị thụ hưởng các kết quả biên mục tập trung mà không phải có trách nhiệm đóng góp gì. Mô hình này có nhiều hạn chế như: đòi hỏi cần có sự đầu tư lớn cho thư viện trung tâm cả về tài chính và nhân lực, thời gian xử lý tài liệu bị kéo dài, không tận dụng được nguồn lực có sẵn của các thư viện thành viên… Trên thế giới, với sự phát triển của khoa học công nghệ, đặc biệt là công nghệ thông tin, các thư viện hiện có xu hướng chuyển từ mô hình biên mục tập trung thuần túy sang mô hình biên mục tập trung - hợp tác để vừa phát huy ưu điểm, đồng thời khắc phục các nhược điểm của mô hình cũ. 

3. Đề xuất mô hình biên mục tập trung cho hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam

Trên cơ sở nghiên cứu lý luận, thực tiễn và các vấn đề pháp lý, tác giả đề xuất áp dụng mô hình biên mục tập trung - hợp tác cho hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam. 

Theo đó, cấu trúc mô hình biên mục tập trung cho hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam gồm 2 thành phần:

Trung tâm biên mục tập trung

Trung tâm biên mục tập trung được đặt tại Thư viện Quốc gia Việt Nam, có chức năng thực hiện biên mục tài liệu cho hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam. Trung tâm thực hiện 2 nhiệm vụ cơ bản là: Biên mục gốc các tài liệu mới; Tiếp nhận, chuẩn hóa, kiểm soát và quản lý dữ liệu biên mục do các đơn vị thành viên chuyển về.

Đơn vị thành viên

Để thuận tiện cho việc quản lý và vận hành hoạt động biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam, các thành viên tham gia trong hệ thống được chia thành 2 cấp: Thành viên cấp 1 gồm các thư viện cấp tỉnh, là đối tượng vừa thực hiện biên mục gốc tài liệu và gửi cho đơn vị trung tâm, vừa tiếp nhận/ sao chép dữ liệu biên mục từ đơn vị trung tâm về cơ sở dữ liệu của thư viện mình; Thành viên cấp 2 gồm các thư viện cấp huyện, xã và các đơn vị khác, chịu trách nhiệm cung cấp tài liệu (trong trường hợp cần thiết) cho thành viên cấp 1 (thư viện tỉnh quản lý trực tiếp) và tiếp nhận/ sao chép dữ liệu biên mục từ thư viện cấp 1 hoặc từ thư viện trung tâm. Nhóm này không thực hiện biên mục gốc.

Bên cạnh đó, để mô hình biên mục tập trung - hợp tác thực hiện hiệu quả, các cơ quan quản lý Nhà nước về thư viện cũng như hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam cũng cần phải triển khai đồng bộ các giải pháp sau: Hoàn thiện các văn bản pháp quy quy định rõ việc thực hiện biên mục tập trung; Xây dựng các cơ chế chính sách phát triển biên mục tập trung; Chuẩn hóa hoạt động biên mục; Hoàn thiện các công cụ tra cứu biên mục; Tăng cường đầu tư kinh phí; Nâng cấp và đồng bộ hạ tầng công nghệ…

Kết luận

Ở Việt Nam, sau khuyến nghị được đưa ra tại Hội nghị Thư viện toàn miền Bắc năm 1961, biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam đã chính thức được thực hiện với đơn vị trung tâm là Thư viện Quốc gia Việt Nam và các đơn vị thành viên tham gia là hệ thống thư viện công cộng các cấp. Tuy nhiên, qua nghiên cứu thực trạng có thể nhận thấy, bên cạnh những kết quả đạt được, biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam còn tồn tại nhiều hạn chế. Điều này đã dẫn đến hiệu quả biên mục tập trung chưa cao. Kết quả này được gây ra bởi cả nguyên nhân chủ quan và khách quan. Tuy nhiên, nguyên nhân quan trọng nhất phải kể đến đó là mô hình biên mục tập trung mà hiện nay hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam đang áp dụng không còn phù hợp với tình hình thực tế. Chính vì vậy, để nâng cao hiệu quả biên mục tập trung trong hệ thống thư viện công cộng ở Việt Nam cần chuyển đổi từ mô hình biên mục tập trung tại một điểm sang mô hình biên mục tập trung - hợp tác. Song song với đó là thực hiện đồng thời nhiều giải pháp như hoàn thiện hành lang pháp lý, chuẩn hóa các hoạt động nghiệp vụ cũng như tăng cường các điều kiện đảm bảo cho hoạt động biên mục tập trung khác. Có như vậy, biên mục tập trung mới phát huy được hết vai trò của mình trong việc tiết kiệm chi phí, nâng cao chất lượng biên mục, đảm bảo tính thống nhất trong biên mục giữa các thư viện trong hệ thống.

_______________

1. Lonely Professional University, Library classification and cataloguing theory (Lý thuyết phân loại và biênmục thư viện), Sanjay Printers&Publishers, Delhi, 2012.

2. Joan M. Reitz, ODLIS: Online Dictionary of Library and Information Science (Từ diển Khoa học Thư viện và Thông tin trực tuyến), abc-clio.com, 10-1-2013.

3. S. P. Sood, Cooperative Cataloguing, Centralized Cataloguing and Union Catalogue (Biên mục hợp tác, Biên mục tập trung và Mục lục liên hợp), mlsu.ac.in.

4. C. K. Sharma, Akhil Kumar Singh và Rakesh Kumar, Library and information science: Analytico/Evaluative Questions and Essay Writing (Khoa học Thư viện và Thông tin: Các câu hỏi đánh giá và viết bài luận), Vol. 3, Atlantic Publishers and Distributors Ltd., New Delhi, 2008.

5. Lydia de Queiros Sambaquy, Cooperative and centralized cataloguing (Biên mục hợp tác và tập trung), Conference on the development of Public Library Services in Latin America (Hội thảo về phát triển các dịch vụ thư viện ở Mỹ La tinh), Sao Paolo Brazil, 1951.

6. Quốc hội, Luật Thư viện Việt Nam, số 46/2019/QH14, ban hành 21-11-2019.

Ths ĐINH THÚY QUỲNH - PHẠM THỊ THÚY NGA

Nguồn: Tạp chí VHNT số 527, tháng 3-2023