Tin học hóa thư viện là sử dụng máy tính và công nghệ mạng máy tính trong tất cả các hoạt động thư viện nhằm nâng cao chất lượng phục vụ và mở rộng khả năng cung cấp dịch vụ cho người sử dụng, đồng thời chia sẻ tài nguyên thông tin và phục vụ thông tin điện tử. Phạm vi tin học hóa thư viện bao gồm tất cả các chức năng thư viện tuân theo chuẩn nghiệp vụ thư viện nhằm đáp ứng nhu cầu của bạn đọc. Bài viết đề cập đến thực trạng công tác tin học hóa các hoạt động nghiệp vụ và đưa ra những giải pháp nhằm ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin, tin học hóa vào công tác nghiệp vụ thư viện tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, Học viện Cảnh sát nhân dân.

Ảnh minh họa: Máy quét tự động ScanRobot

Ngày nay, trước sự tác động của cuộc Cách mạng công nghiệp 4.0, các hệ thống thư viện trên cả nước đã và đang có những bước chuyển mình thay đổi, hoạt động thư viện đang đứng trước nhiều cơ hội nhưng cũng phải đối mặt với không ít thách thức. Một trong những thách thức cần vượt qua đối với những người làm công tác quản lý và làm chuyên môn thư viện là cần tiếp cận được với các công nghệ mới để qua đó có tư duy áp dụng và vận hành các hoạt động của thư viện, đáp ứng yêu cầu nhiệm vụ trong tình hình mới.

Năm 2014, thông qua các hoạt động hợp tác quốc tế, Học viện Cảnh sát nhân dân đã triển khai thực hiện dự án “Xây dựng thư viện điện tử tại Học viện Cảnh sát nhân dân” do tổ chức KOICA (Hàn Quốc) tài trợ từ nguồn vốn ODA không hoàn lại trị giá 2,3 triệu USD. Hệ thống thư viện điện tử chính thức hoạt động vào cuối năm 2016, đã cung cấp cho Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân hệ thống hạ tầng công nghệ thông tin hiện đại gồm: 6 máy chủ DELL R730; 14 Switch cisco 2960; 2 thiết bị lưu trữ SAN 48 TB; 1 firewall Dell Sonic; 100 máy tính để bàn; các thiết bị cổng từ, đầu đọc mã vạch phục vụ công tác xử lý nghiệp vụ thư viện. Dự án cũng giúp tạo lập một hệ thống mạng nội bộ với gần 300 thiết bị phát sóng wifi, 1000 nút mạng có dây kết nối đến các khu vực nhà hiệu bộ, giảng đường, ký túc xá, qua đó giúp cho cán bộ, giảng viên và học viên dù ngồi ở bất kỳ đâu đều có thể tra cứu và sử dụng những tiện ích của hệ thống thư viện thông qua hệ thống phần mềm quản trị thư viện Tulip.

Thực trạng công tác tin học hóa tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện hiện nay

Tin học hóa trong xây dựng thư viện điện tử và phát triển tài liệu số

Phát triển thư viện điện tử đáp ứng yêu cầu, nhiệm vụ giáo dục và đào tạo trong tình hình mới hiện nay là một phần rất quan trọng của hoạt động thư viện. Đặc biệt, trong xu hướng số hóa/ chuyển đổi số ở mọi ngành nghề như hiện nay, việc số hóa tài liệu để lưu trữ và phục vụ bạn đọc trên diện rộng lại càng có nhiều ý nghĩa. Để đảm bảo tốt công tác này, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân luôn chú trọng việc lựa chọn công nghệ và loại thiết bị phù hợp để tiến hành thực hiện các hoạt động chuyên môn.

Đối tượng được số hóa là các tài liệu luận văn, luận án, đề tài khoa học, khóa luận tốt nghiệp, giáo trình, tài liệu tham khảo, sách, báo, tạp chí, tài liệu tổng hợp, chính trị, pháp luật… vì đó là những tài liệu đáp ứng cao nhu cầu sử dụng của bạn đọc.

Mục tiêu số hóa là để phục vụ nhu cầu của người dùng tin. Tuy nhiên, đa số tài liệu số hóa đều liên quan đến nghiệp vụ công an nên phải tuân thủ nghiêm quy trình thực hiện, đến công tác bảo mật tài liệu và các quy định về bảo vệ bí mật nhà nước, Học viện Cảnh sát nhân dân cũng như của ngành Công an.

Cần xác định được số lượng, khổ cỡ và tình trạng của tài liệu cần số hóa, qua đó sẽ tính toán được khi thực hiện công tác số hóa cần sử dụng thiết bị gì, phần mềm xử lý ra sao, thời gian và nhân lực cần có để thực hiện số hóa.

Được sự quan tâm của Đảng ủy, Ban Giám đốc Học viện Cảnh sát nhân dân, ngày 18-1-2017 Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân đã được trang bị máy Scanrobot. Đây là thiết bị chuyên dụng cho việc số hóa sách, không phải các thiết bị scan văn phòng thông thường. Điều này góp phần quan trọng trong việc làm phong phú nguồn tài nguyên số phục vụ nhu cầu của bạn đọc và là điều kiện cần có để phát triển thư viện điện tử. Máy Scanrobot kết hợp hệ thống camera chụp trong quá trình lật giở, người vận hành chỉ việc thực hiện các thao tác điều khiển và theo dõi hoạt động của máy. Tốc độ của các máy quét tự động thường là rất cao, có thể lên tới 2.000 trang/ giờ.

Tin học hóa trong công tác phục vụ bạn đọc

Hoạt động quản lý bạn đọc và lưu thông tài liệu được quản lý bởi phần mềm Tulip và hệ thống mượn trả sách tự động 24/7. Năm 2018, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện Học viện Cảnh sát nhân dân đã được trang bị hệ thống mượn trả tài liệu tự động 24/7: Công nghệ RFID (Radio Frequency Identification), là công nghệ nhận dạng sử dụng sóng vô tuyến. Trong lĩnh vực thư viện, RFID được ứng dụng và cho thấy tính hiệu quả của nó, thông qua việc gắn các thẻ chip vào các cuốn sách, qua đó nhận diện theo dõi quá trình lưu thông của cuốn sách đó. Ngoài ra, tốc độ xử lý nhanh, khả năng đọc đồng thời nhiều tài liệu cũng cho phép RFID được áp dụng trên các máy mượn trả sách tự động, trả sách 24h, hoặc các tủ sách tự động mượn trả có thể đặt bên ngoài thư viện. Hệ thống trả sách 24h cho phép bạn đọc trả sách vào bất kỳ thời điểm nào, kể cả khi thư viện đóng cửa. Hệ thống bao gồm một cửa trả sách đặt tại tiền sảnh thư viện, bên trong có thể bao gồm dây chuyền phân loại tự động đưa sách vào các thùng đã được định trước (theo chủng loại, môn loại hoặc theo khu vực…).

Tin học hóa trong hoạt động nghiệp vụ thư viện

Năm 2015, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện được trang bị phần mềm Tulip - phần mềm được các thư viện ở Việt Nam đánh giá cao vì khả năng tùy biến cao cũng như việc quản lý thư viện số và tích hợp đồng nhất các phân hệ trong hoạt động thư viện. Hệ thống phần mềm Tulip được Futurenuri phát triển dựa trên nền tảng điện toán đám mây với các tính năng nổi bật như khả năng tìm kiếm nhanh và tiện lợi; cá nhân hóa và tối ưu hóa thông tin người dùng; được tuân theo tiêu chuẩn công nghệ mới nhất; đa trình duyệt; mở rộng điểm truy cập thông tin thông qua các liên kết dữ liệu ngoài. Hệ thống bao gồm các giao diện như giao diện người dùng, dịch vụ tìm kiếm dữ liệu; dịch vụ thư viện cá nhân, dịch vụ tham khảo trực tuyến; các dịch vụ khác trên thiết bị di động. Phần mền Tulip được xây dựng tuân thủ theo tiêu chuẩn quốc tế, hỗ trợ đa ngôn ngữ (trong đó có tiếng Việt), tương thích với mọi loại hình thư viện khác nhau và sự thay đổi của xu hướng công nghệ trong tương lai. Phần mềm đã đảm bảo những tính năng cần thiết cho một thư viện điện tử hiện đại như sự tích hợp hai hệ thống quản lý trên một phần mềm (đó là quản lý thư viện truyền thống và quản lý thư viện điện tử). Hệ thống tạo ra môi trường tương tác thân thiện giữa bạn đọc và bạn đọc, giảng viên và học viên, cán bộ thư viện và bạn đọc. Giảng viên có thể dùng trang web thư viện như một công cụ hỗ trợ cho hoạt động giảng dạy của họ trên lớp học, chỉ ra cụ thể những tài liệu học viên có thể nghiên cứu cho bài giảng của giảng viên một cách trực quan sinh động trên hệ thống. Đối với phần nghiệp vụ, phần mềm cung cấp cho cán bộ nghiệp vụ sự tiện ích khi xử lý nghiệp vụ một lần cho cả hai hệ thống cơ sở dữ liệu điện tử và truyền thống không phải xử lý riêng biệt như các thư viện hiện nay ở Việt Nam đang sử dụng. Áp dụng các chuẩn nghiệp vụ quốc tế như AACR2, DDC… trong biên mục tài liệu. Cho phép lưu giữ nhiều định dạng file dữ liệu trên hệ thống như: PDF, audio, mp3… Phần mềm cung cấp dung lượng lưu giữ rất lớn đối sự phát triển, bổ sung tài liệu số và có tính mở trong sự phát triển hệ thống. Đây là sự thuận lợi khi công nghệ thông tin và hoạt động thư viện ngày càng thay đổi và phát triển, cũng như tiết kiệm được kinh phí cho sự phát triển của hoạt động thư viện. Phân hệ mượn trả cung cấp tính năng thống kê lượt bạn đọc ra vào thư viện. Ngoài ra, trang web thư viện giúp thúc đẩy các nguồn lực và dịch vụ thông tin thư viện. Ở mức độ đơn giản hơn, thư viện đã tạo lập một blog, vừa để giới thiệu các dịch vụ sản phẩm thông tin - thư viện, vừa là kênh trao đổi thông tin với bạn đọc. Tuy là một thành phần quan trọng, nhưng bản thân các thiết bị công nghệ và phần mềm cũng chỉ đóng vai trò hỗ trợ và là trợ lý đắc lực trong mọi hoạt động của thư viện. Thành phần quan trọng nhất chính là con người, là tư duy đổi mới, là tinh thần phục vụ hướng tới bạn đọc, hướng tới người dùng. Khi yếu tố con người kết hợp với công nghệ một cách hài hòa và hợp lý thì chắc chắn mọi mô hình thư viện sẽ vận hành hiệu quả và thành công.

Giải pháp ứng dụng hiệu quả công nghệ thông tin, tin học hóa vào công tác nghiệp vụ thư viện tại Trung tâm Lưu trữ và Thư viện

Một là, tập trung xây dựng và phát triển nguồn lực thông tin

Là một thư viện nghiệp vụ hàng đầu trong lực lượng Công an nhân dân, số lượng tài liệu điện tử của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện còn hạn chế. Hiện nay, Trung tâm có 5.007 tên tài liệu số hóa, phấn đấu đến năm 2030 đạt 13.500 tên tài liệu số hóa. Hầu hết tài liệu được số hóa là các tài liệu nghiệp vụ, quản lý theo chế độ tài liệu mật; việc bảo quản, khai thác, sử dụng phải tuân thủ các quy định nghiêm ngặt. Điều này đã gây khó khăn trong công tác phục vụ nhu cầu nghiên cứu học tập, tiếp cận thông tin của bạn đọc và nhu cầu khai thác thông tin của người sử dụng. Để tăng hiệu quả hoạt động Thông tin - Thư viện trong giai đoạn mới của Học viện Cảnh sát nhân dân, Trung tâm Lưu trữ và Thư viện cần xây dựng chiến lược phát triển nguồn tin điện tử hợp lý, đa dạng hóa các loại hình và sản phẩm thông tin, đảm bảo vấn đề an toàn an ninh thông tin khi khai thác tài liệu số trên không gian mạng.

Hai là, đẩy mạnh việc ứng dụng công nghệ thông tin vào các hoạt động của Thư viện

Xây dựng hạ tầng công nghệ thông tin là một nguyên tắc cơ bản trong việc tiến hành hiện đại hóa, là tính đồng bộ trong việc xây dựng cơ sở hạ tầng và trang thiết bị; giữa phần cứng và phần mềm, giữa trang thiết bị và cơ sở dữ liệu; giữa trang thiết bị và con người; giữa phục vụ và an toàn thông tin.

Hiện nay, Thư viện tiến hành sử dụng những phần mềm chuyên biệt như phần mềm thư viện điện tử tích hợp (phần mềm Tulip), cùng với phần mềm Tulip đã tiến hành xây dựng phần mềm cổng thông tin điện tử nhằm mục đích cung cấp thông tin cho bạn đọc, tra cứu chia sẻ các nguồn dữ liệu nhằm đáp ứng nhu cầu nghiên cứu và học tập của bạn đọc.

Thực hiện chủ trương của Đảng ủy, Ban Giám đốc Học viện Cảnh sát nhân dân trong việc duy trì các hoạt động giáo dục, đảm bảo an toàn cho học viên và giảng viên trong bối cảnh đại dịch COVID-19 đang diễn ra toàn cầu, với phương châm “thực hiện giãn cách nhưng không dừng hoạt động, không dừng giảng dạy, học tập”. Năm 2021, Trung tâm đã phát triển phần mềm mã nguồn mở Dspace để phục vục công tác đào tạo trực tuyến tại Học viện Cảnh sát nhân dân. Đối với phần mềm này, các bộ sưu tập số được phát triển là các nguồn học liệu số gồm các tài liệu chính trị, pháp luật được đẩy lên phần mềm. Giảng viên và học viên có thể khai thác trực tuyến các nguồn học liệu này thông qua việc kết nối mạng nội bộ của ngành.

Ba là, nâng cao chất lượng sản phẩm dịch vụ thông tin - thư viện

Đa dạng hóa và nâng cao chất lượng các dịch vụ thông tin - thư viện. Trên cơ sở hạ tầng hiện đại và các phần mềm ứng dụng sẽ hình thành các dịch vụ cung cấp thông tin, bao gồm: Dịch vụ cung cấp thông tin tư liệu tại chỗ dưới dạng kho mở: đối với tài liệu tổng hợp phục vụ dưới hình thức kho mở (phòng đọc tự chọn); Dịch vụ cung cấp các bài báo và tạp chí khoa học tóm tắt; Dịch vụ khai thác, cung cấp thông tin tư liệu trên mạng intranet (mục lục online, tra cứu, tìm kiếm...); Dịch vụ cung cấp thông tin khai thác từ internet (mạng quốc gia và quốc tế), dịch vụ internet, email; Dịch vụ cung cấp các tài liệu từ những thư viện khác trong chương trình mượn liên thư viện. Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu và thông tin. Tất cả các dịch vụ của Thư viện được tổ chức theo phương thức tự động hóa. Chú trọng việc cung cấp thông tin thông qua hệ thống mạng để người sử dụng có thể truy cập từ xa.

Bên cạnh đó, đẩy mạnh công tác tuyên truyền, quảng cáo hình ảnh, đưa thông điệp chiến lược phát triển thư viện đến bạn đọc. Thông điệp được truyền tải qua những kênh thông tin đa dạng nhằm tăng khả năng tiếp cận với bạn đọc (tờ rơi, poster, trang web thư viện, mạng xã hội như Facebook) mà vẫn đảm bảo yêu cầu bảo mật thông tin theo quy định phát luật.

Bốn là, phát huy yếu tố con người trong hoạt động thông tin - thư viện

Để đáp ứng kịp thời trình độ phát triển khoa học công nghệ, Trung tâm cần xây dựng đội ngũ cán bộ thư viện có trình độ cao, thực hiện tốt chức năng nhiệm vụ và nhu cầu tin ngày càng cao của người dùng tin. Bên cạnh đó, có lộ trình đào tạo, nâng cao trình độ cho đội ngũ cán bộ làm công tác thư viện thông qua các lớp đào tạo nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ do Liên Chi hội Thư viện các trường đại học phía Bắc tổ chức; thường xuyên tổ chức giao lưu, hội, tổ chức công tác, tham quan cho cán bộ thư viện nhằm học hỏi kinh nghiệm từ các cơ quan trong và ngoài nước; tuyển dụng cán bộ có trình độ và năng lực chuyên môn nghiệp vụ, đáp ứng yêu cầu công việc, có trình độ về ngoại ngữ, tin học.

Năm là, bổ sung nguồn kinh phí, tăng cường cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại cho thư viện

Phân bổ kinh phí trong công tác bổ sung nguồn tài liệu, cơ sở dữ liệu cho thư viện nhằm đảm bảo tính phong phú, đa dạng về lĩnh vực, tính khoa học, cập nhật, tin cậy về mặt nội dung. Đặc biệt là bổ sung nguồn tài liệu số nhằm phát triển hệ thống thư viện điện tử thông qua các hình thức cơ bản như, số hóa tài liệu nội sinh nhằm xây dựng các bộ sưu tập số, mua các nguồn tài liệu số có bản quyền nhằm tiến tới việc chuyển đổi số trong các hoạt động thư viện phục vụ công tác giáo dục và đào tạo của Học viện Cảnh sát nhân dân.

Học viện Cảnh sát nhân dân đã trang bị hệ thống cơ sở vật chất cho Trung tâm Lưu trữ và Thư viện tương đối hoàn thiện, nhưng việc tiến hành dự án không được đầu tư đồng bộ. Vì vậy, hoạt động của Trung tâm cũng gặp một số khó khăn nhất định, hạ tầng qua quá trình sử dụng đã phát sinh lỗi, về phần mềm, máy móc cần được bảo trì theo thời gian quy định, phần mềm Tulip tích hợp với hệ thống mượn trả sách tự động 24/7 nhiều khi chưa tương thích còn xảy ra lỗi trong quá trình vận hành… Do đó, Trung tâm cần có kế hoạch phát triển dự án Thư viện điện tử giai đoạn 2 do Tập đoàn KOICA Hàn Quốc tài trợ để đảm bảo các điều kiện; tiếp tục mở rộng và quy hoạch lại hệ thống phòng đọc, hướng tới việc xây dựng các phòng đọc theo các chuyên đề, tạo không gian thư viện theo hướng phòng đọc mở, đảm bảo tốt hơn nhu cầu thư giãn, giải trí, ngày càng thân thiện hơn với bạn đọc như: khu vực E-book cafe, khu vực wifi zone, hiện đại hóa các phòng đọc đa phương tiện, các phòng thuyết trình, phòng tự học, phòng chiếu phim, phòng hội thảo; hoàn thiện cơ sở hạ tầng về công nghệ thông tin theo hướng hiện đại hóa và tăng cường tính tiện ích cho bạn đọc.

 Đồng thời, đảm bảo bạn đọc có thể truy cập được vào hệ thống cơ sở dữ liệu thông tin - thư viện ở bất kỳ đâu trong Học viện thông qua các thiết bị điện tử cầm tay thông minh, nhưng vẫn đảm bảo được yếu tố bảo mật thông tin; triển khai hệ thống mượn, trả sách tự động đồng bộ, hệ thống kiểm kê tự động nhằm tạo ra những bước đột phá mạnh mẽ trong việc ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thông tin - thư viện. Cùng với đó, trang bị thêm máy camera giám sát cũng như các thiết bị an ninh nhằm tạo thuận lợi cho việc hiện đại hóa tổ chức hoạt động của Trung tâm, cũng như đảm bảo tốt nhất công tác bảo mật tài liệu cũng như bảo vệ bí mật nhà nước.

Để đảm bảo các điều kiện hoạt động của Trung tâm Lưu trữ và Thư viện, đặc biệt là chương trình chuyển đổi số ngành Thư viện đến năm 2025 định hướng đến năm 2030 trong lực lượng Công an nhân dân, Trung tâm Lưu trữ Thư viện không ngừng phấn đấu trở thành một trong những thư viện hàng đầu trong các khối trường Công an nhân dân. Việc hình thành môi trường thông tin - thư viện số an toàn, tiện ích, hướng đến một thư viện chuẩn hóa, hiện đại hóa từng bước sẽ đáp ứng yêu cầu công tác giáo dục đào tạo của Học viện Cảnh sát nhân dân trong tình hình mới.

Ths LÊ ĐÌNH HOÀNG - Ths NGUYỄN BÍCH NGỌC - Ths ĐẶNG VIẾT THẮNG

Nguồn: Tạp chí VHNT số 524, tháng 2-2023