Sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện (SPDV) là kết quả cuối cùng của toàn bộ hoạt động thư viện, là cầu nối giữa nguồn lực thông tin (NLTT) với người dùng tin (NDT), được tạo lập trên cơ sở nắm vững nhu cầu tin của NDT và vận dụng các thành tựu công nghệ thông tin và truyền thông. Mục tiêu cốt lõi của hoạt động thông tin thư viện (TTTV) nói chung và SPDV nói riêng là thỏa mãn một cách tốt nhất nhu cầu của NDT.

Với vai trò là trường trọng điểm về đào tạo cán bộ y dược, Trường Đại học Y Dược, Đại học Huế có sứ mệnh “đào tạo nguồn nhân lực ngành Y Dược ở trình độ đại học và sau đại học, nghiên cứu khoa học và ứng dụng các thành quả nghiên cứu vào đào tạo và khám chữa bệnh nhằm đáp ứng nhu cầu chăm sóc, bảo vệ sức khỏe cho nhân dân khu vực miền Trung - Tây Nguyên và cả nước; trở thành trường đại học theo định hướng nghiên cứu” (1). Mục tiêu chiến lược này dẫn đến những yêu cầu đổi mới trong hoạt động giảng dạy, đào tạo và nghiên cứu khoa học của Nhà trường: sự chuyển đổi và phát triển của hình thức đào tạo, tập trung vào việc phát huy khả năng tự học, tự nghiên cứu của người học; phát triển năng lực nghiên cứu của đội ngũ giảng viên... Sự đổi mới của nhà trường trong giai đoạn hiện nay đã đặt ra những yêu cầu, thách thức mới cho hoạt động TTTV trường, với vai trò chủ đạo là Trung tâm TTTV.

Trong hoạt động của Trung tâm TTTV trường, các SPDV có vai trò đặc biệt quan trọng. Dưới tác động của các yếu tố môi trường, nhu cầu của NDT luôn biến đổi và phát triển, đòi hỏi Trung tâm cần đa dạng hóa SPDV theo xu hướng chuẩn hóa, hiện đại hóa, thân thiện phù hợp với NDT.

1. Thực trạng SPDV tại Trường Đại học Y Dược, Đại học Huế

Sản phẩm thông tin thư viện

Về mức độ bao quát nguồn tin, sản phẩm TTTV đã cung cấp khả năng truy cập tới NLTT cho NDT. Cụ thể: Thư mục tài liệu của Trung tâm đã được sắp xếp in thành cuốn và phân bổ đầy đủ theo chuyên ngành đào tạo trong nhà trường, đáp ứng nhu cầu cho không nhỏ NDT sử dụng. Tuy nhiên, thư mục chưa phản ánh hết loại hình tài liệu có trong Trung tâm (chưa có thư mục tài liệu điện tử, thư mục tạp chí); chưa chú thích rõ ràng các yếu tố được mô tả trong biểu ghi nên NDT khó xác định các yếu tố, đặc biệt, hay nhầm giữa ký hiệu xếp giá và ký hiệu phân loại. Ngoài ra, biên soạn thư mục thiếu phần tóm tắt và chú giải nên NDT chưa thể tra cứu đầy đủ nội dung thông tin của tài liệu.

Mỗi biểu ghi OPAC đã phản ánh số lượng tài liệu, tình trạng tài liệu trong kho, kiểm soát được tình hình mượn sách của NDT thông qua tài khoản nên tiết kiệm thời gian và công sức tìm kiếm tài liệu của họ. Tuy nhiên, OPAC chưa xây dựng theo từng chuyên ngành nên không thuận tiện với NDT có nhu cầu mong muốn tra cứu tài liệu theo chuyên ngành và muốn biết những tài liệu liên quan của chuyên ngành để tham khảo thêm.

Thông tin đưa lên trang web đã phản ánh tương đối đầy đủ về hoạt động TTTV, nhưng lượng thông tin còn hạn chế, chưa bao quát hết các NLTT hiện có của Trung tâm như: chưa có những thông tin về hướng dẫn sử dụng các SPDV; chưa có video, ảnh giới thiệu về các hoạt động TTTV; chưa có hộp thư góp ý trực tuyến; chưa liên kết với các thư viện, tạp chí chuyên ngành y dược...

Trung tâm đã xây dựng CSDL thư mục, thu thập, liên kết với các CSDL mua quyền truy cập, truy cập miễn phí và đáp ứng được một phần nhu cầu tài liệu tham khảo, nhưng chưa xây dựng được CSDL toàn văn do nhà trường biên soạn nên việc tra cứu toàn văn trực tuyến tài liệu phục vụ nhu cầu học tập, giảng dạy và nghiên cứu của NDT chưa được đáp ứng kịp thời, đầy đủ.

Về khả năng cập nhật và tìm kiếm thông tin, các sản phẩm TTTV được tổ chức đều đặn, bổ sung thường xuyên và đảm bảo tính liên tục. Sau mỗi đợt nhận tài liệu, cán bộ thư viện đều tiến hành xử lý hình thức và nội dung tài liệu để nhanh chóng phục vụ kịp thời nhu cầu cho NDT. Tuy nhiên, Trung tâm vẫn cần cải thiện nhiều hơn việc cập nhật thông tin của sản phẩm TTTV. Cụ thể: chưa cập nhật các thư mục tài liệu điện tử mới trên trang thông tin và các quầy lưu hành để NDT có thể tìm kiếm và khai thác; chưa cập nhật đều đặn tin tức thông báo hoạt động TTTV, các thông tin hoạt động về trường, các thông tin đối với sức khỏe, những thành tựu mới trong y học, các phương pháp chữa bệnh đang được NDT quan tâm...; chưa cập nhật đầy đủ hình ảnh về tài liệu trong các biểu ghi (10 biểu ghi thì có khoảng 6 biểu ghi chưa cập nhật hình ảnh).

Khả năng tìm kiếm thông tin các sản phẩm TTTV đều dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin nhanh chóng, kịp thời như: OPAC, CSDL, trang web và có thể tra cứu nâng cao khi kết hợp các yếu tố liên quan. Tuy nhiên, mức độ tìm kiếm thông tin của thư mục in chưa nhanh chóng do phải tìm thủ công. Đồng thời, khả năng tìm kiếm thông tin của sản phẩm TTTV chưa đầy đủ, thuận tiện do Trung tâm chưa xây dựng các thư mục điện tử, thư mục tạp chí, thư mục tài liệu theo môn học/ học phần, tra cứu tài liệu theo chuyên ngành đào tạo và theo môn học/ học phần.

Từ những phân tích số liệu trên, xét ở khía cạnh cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin của các sản phẩm TTTV đã cập nhật đều đặn, hỗ trợ tích cực cho công tác tra cứu, nhưng cần hoàn thiện để thỏa mãn tối đa nhu cầu của NDT.

Về mức độ chính xác, khách quan, Trung tâm đã áp dụng theo tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các sản phẩm TTTV như: các chỉ số ký hiệu sách, mã vạch, phân loại, nhãn sách, biểu ghi thư mục tài liệu trên phần mềm, danh mục tài liệu, chủ đề tài liệu, từ khóa về nội dung tài liệu... Các sản phẩm TTTV đã thể hiện các thông tin sát thực với tài liệu gốc và đã đảm bảo những nguyên tắc trong việc sử dụng và xử lý thông tin từ biên mục: phân loại, định từ khóa, tóm tắt/ chú giải...

Tuy nhiên, mỗi sản phẩm TTTV vẫn còn nhiều nhược điểm: sản phẩm thư mục mà NDT tiếp cận chỉ đơn thuần là thư mục giới thiệu sách mới, không có gì đặc biệt về hình thức và nội dung. NDT không đòi hỏi phải chính xác tuyệt đối mà chỉ cần hữu ích, giúp NDT cập nhật thêm thông tin về các tài liệu mới... Đồng thời, biên soạn thư mục có một số thông tin dễ hiểu nhầm như: ký hiệu xếp giá và ký hiệu phân loại nên tốn nhiều thời gian khi tìm kiếm. Sản phẩm OPAC chỉ đòi hỏi tra cứu tài liệu kịp thời, nhanh chóng và thuận tiện. Bên cạnh đó, một số biểu ghi bị trùng, điểm truy cập thông tin chưa chính xác nên chưa thuận tiện cho NDT truy cập tài liệu. Sản phẩm CSDL với mục đích đáp ứng nhu cầu nội dung tài liệu và Trung tâm đã đáp ứng một phần khi đã thu thập các CSDL trong nước và nước ngoài được truy cập miễn phí và thu hút được NDT sử dụng. Trang web đã cung cấp cho NDT khá đầy đủ nội dung hoạt động TTTV với những thông tin tương đối chính xác và khách quan nên được sử dụng nhiều nhất trong các sản phẩm TTTV.

Về chất lượng xử lý thông tin, sản phẩm TTTV được NDT đánh giá về chất lượng xử lý thông tin tương đối tốt. Điều này có thể được lý giải: Trung tâm đã xử lý tài liệu theo tiêu chuẩn nghiệp vụ trong các khâu xử lý như: Chuẩn biên mục AACR2, khổ mẫu biên mục đọc máy MARC21, khung phân loại của Thư viện Y khoa Hoa Kỳ (NLM). Nhờ thế, các sản phẩm TTTV do Trung tâm tạo lập tương đồng với nhau và có chất lượng tương đối ổn định. Tuy nhiên, việc xây dựng sản phẩm TTTV hiện thực hiện chưa chuẩn hóa, khoa học: Khi biên mục tài liệu để đưa vào hệ thống CSDL thư mục, Trung tâm chưa có quy định, quy trình thực hiện các bước cụ thể và định từ khóa vẫn chưa áp dụng theo một bộ từ khóa chuẩn dẫn đến mô tả nội dung tài liệu không thống nhất, gây khó khăn trong việc tìm kiếm, cùng một vấn đề chung nhưng cách thể hiện từ khóa khác nhau. Trung tâm chưa xây dựng văn bản quy định, quy trình cụ thể và mô tả các bước khi thực hiện SPDV.

Các sản phẩm TTTV đều do cán bộ thư viện biên soạn và chưa có sự hợp tác với các cán bộ giảng dạy, những chuyên gia trong ngành nên sản phẩm TTTV sẽ không tránh khỏi sai sót (vì được xử lý phụ thuộc vào trình độ hiểu biết cán bộ biên soạn nên chưa khách quan). Ngoài ra, CSDL thư mục đang còn có những sai sót và chưa hiệu đính thường xuyên: xuất hiện số biểu ghi trùng do phải hồi cố kho tài liệu cũ, chưa được điều chỉnh kịp thời, xuất hiện nhiễu tin trong quá trình tra cứu. Tính chính xác khi biên soạn sản phẩm TTTV chưa được cao khi vẫn xuất hiện lỗi chính tả.

Dịch vụ thông tin thư viện

Các dịch vụ TTTV cung cấp đến NDT khá đầy đủ, kịp thời và nhanh chóng nên được các nhóm NDT thường xuyên sử dụng và đánh giá khá hài lòng.

Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc được NDT quan tâm và yêu cầu cung cấp tài liệu rất cao khi NDT chuẩn bị làm luận văn, luận án và đề tài nghiên cứu khoa học. Dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc đã đưa lại thêm cho cán bộ thư viện một nguồn thu tương đối cao. Dịch vụ này tùy thuộc vào nhiều yếu tố như: nguồn tài nguyên thông tin, trình độ hiểu biết, kỹ năng tìm kiếm và khai thác tài liệu của cán bộ thư viện. Một số tài liệu tham khảo của NDT khi yêu cầu Trung tâm cung cấp với thời gian khoảng 1 tuần, nhưng Trung tâm không thể đáp ứng và cần phải liên kết thư viện các trường: Đại học Y Hà Nội, Đại học Dược Hà Nội, Học viện Quân y, Đại học Y tế Công cộng, Đại học Y Dược TP.HCM... Vì vậy, thời gian cung cấp tài liệu không thể theo đúng thời gian mà NDT yêu cầu. Đồng thời, còn tùy thuộc vào trình độ hiểu biết về chuyên ngành và kỹ năng khai thác thông tin, tốc độ tìm tin của cán bộ thư viện nên có những tài liệu Trung tâm cung cấp cho NDT chưa nhanh chóng và chính xác.

Dịch vụ tra cứu tin giữ vai trò quan trọng giúp NDT tra cứu thông tin nhanh chóng, kịp thời phục vụ cần thiết cho mục đích học tập, giảng dạy, nghiên cứu khoa học của NDT trong trường. Tuy nhiên, do quá trình tra cứu tin phụ thuộc vào kết nối mạng nên nhiều lúc truy cập tra cứu gặp nhiều trở ngại.

Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc (dịch vụ đọc tại chỗ và dịch vụ mượn về nhà) là dịch vụ cơ bản của Trung tâm giúp NDT lựa chọn dịch vụ phù hợp, đáp ứng kịp thời, thuận lợi đến NDTvà được khá nhiều NDT sử dụng. Tuy nhiên, Trung tâm chưa thu thập đầy đủ giáo trình, bài giảng của giảng viên nhà trường biên soạn nên chưa cung cấp tài liệu đầy đủ, chính xác đến NDT và chưa có chính sách thu nộp lưu chiểu nguồn học liệu nội sinh.

Dịch vụ sao chụp tài liệu là dịch vụ cần thiết phải duy trì thường xuyên và là dịch vụ có thu nên Trung tâm đã rất quan tâm khi cung cấp bản sao tài liệu đến NDT. Tuy nhiên, dịch vụ sao chụp tài liệu đáp ứng nhu cầu cung cấp tài liệu còn hạn chế vì thời gian trả tài liệu sao chụp cho NDT quy định tương đối lâu phải sau 3 ngày mới nhận được tài liệu. Vì vậy, đối với những tài liệu NDT yêu cầu nhanh, Trung tâm chưa đáp ứng nhanh chóng, kịp thời.

Mức độ tương tác của NDT với người tổ chức dịch vụ

Các dịch vụ TTTV tại Trung tâm luôn có sự tương tác cao giữa NDT với cán bộ thư viện. Khi NDT tới yêu cầu các dịch vụ để đáp ứng thì NDT luôn trả lời với tinh thần trách nhiệm cao, thái độ niềm nở và luôn hỏi kỹ yêu cầu của NDT.

Đối với loại dịch vụ phổ biến thông tin có chọn lọc, cán bộ thư viện hỏi NDT những nội dung thông tin thêm ngoài phiếu yêu cầu đưa ra như: Thời gian cũng cấp tài liệu là bao lâu? Đề tài có một số tài liệu tham khảo phải lấy ở các thư viện trường khác thì NDT có muốn lấy thêm không? Phí photo và dịch vụ bưu điện gửi là bao nhiêu để NDT được biết và một số câu hỏi chuyên sâu khác nữa...

Mức độ tương tác của NDT với cán bộ thư viện phụ trách các dịch vụ tương đối tốt. Tuy nhiên, trong quá trình tương tác với NDT như khi trả tài liệu cho NDT thì sau 1-2 ngày cán bộ thư viện phụ trách yêu cầu đó chưa hỏi lại NDT để đánh giá hiệu quả đáp ứng đã tốt và đầy đủ chưa hoặc nếu chưa thì sẽ tiếp tục hỏi NDT là cụ thể chưa tốt và đầy đủ thế nào để tiếp tục chăm sóc dịch vụ...

Đối với dịch vụ cung cấp tài liệu gốc, mức độ tương tác của NDT với cán bộ thư viện khá tốt. Khi NDT sử dụng dịch vụ mượn, trả tài liệu nếu cần gia hạn thêm tài liệu, hoặc cần tư vấn có thể gọi hoặc nhắn tin nhờ cán bộ thư viện hỗ trợ.

Đối với dịch vụ sao chụp tài liệu, mức độ tương tác của NDT và cán bộ thư viện được NDT đánh giá khá tốt. Khi NDT cần gấp tài liệu sao chụp, nhân viên sao chụp đã hỗ trợ đáp ứng kịp thời nhu cầu của NDT. Tuy nhiên, dịch vụ này còn tồn tại một số hạn chế là sau khi lấy bản sao chụp nếu có vấn đề gì liên quan đến chất lượng bản chụp đều không thể gọi nhân viên phản ánh để đánh giá ngay mà NDT phải quay lại phòng sao chụp để đăng ký sao chụp lại rất dễ mất thời gian của NDT.

Đối với dịch vụ tra cứu tin, NDT đánh giá khá tốt khi đáp ứng nhu cầu tra cứu tài liệu, thông tin nhanh chóng, tiện lợi ở mọi lúc, mọi nơi. Tuy nhiên, mức độ tương tác của NDT và cán bộ thư viện nhiều khi chưa đáp ứng kịp thời do tra cứu tin phụ thuộc vào đường truyền internet, kỹ năng tìm kiếm và khai thác tài liệu, thông tin của cán bộ thư viện và NDT. Khi gặp vấn đề về tra cứu, NDT muốn hỗ trợ kịp thời nhưng có lúc cán bộ thư viện tại các quầy lưu hành chưa có kỹ năng hỗ trợ nên NDT mất khá nhiều thời gian chờ đợi.

Nhìn chung, SPDV tại Trung tâm hầu hết được NDT sử dụng ở mức tương đối. Tuy nhiên, khi khảo sát NDT về nhu cầu bổ sung các SPDV thì đa số NDT đều trả lời cần thiết. Điều này cho thấy, SPDV tại Trung tâm hiện vẫn chưa phong phú, đa dạng, cần phát triển thêm SPDV mới hiện đại hơn nhằm đáp ứng đầy đủ nhu cầu của NDT.

2. Giải pháp nhằm đa dạng hóa SPDV tại Trường Đại học Y Dược, Đại học Huế

Tổ chức các thư mục tài liệu theo ngành/ môn học bám sát chương trình đào tạo

Thư mục tài liệu theo ngành/ môn học và bám sát chương trình đào tạo sẽ giúp NDT nhận diện tìm kiếm được tài liệu nhanh hơn và tập trung hơn. NDT dễ dàng nhận biết những tài liệu cần thiết cho mình qua việc đối chiếu các tài liệu tham khảo trong từng ngành/ môn học.

Tổ chức mục lục liên thư viện với các thư viện chuyên ngành Y Dược

Sản phẩm này sẽ phản ánh NLTT của nhiều thư viện độc lập. Trên thực tế, loại mục lục này thường do nhiều thư viện cộng tác với nhau biên soạn để phản ánh NLTT của các thư viện đó về một đề tài hoặc một lĩnh vực nào đó. Việc biên soạn mục lục liên thư viện có thể tạo điều kiện cho việc chia sẻ nguồn lực và thúc đẩy việc mượn tài liệu giữa các thư viện.

Biên soạn cẩm nang, FAQ

Sản phẩm này nhằm trợ giúp NDT trong việc khai thác, sử dụng các NLTT tại Trung tâm. FAQ được tổ chức thành tệp dữ liệu trong thực đơn “trợ giúp” gắn trên trang web của Trung tâm hoặc được biên soạn dưới dạng tài liệu in. Hệ thống FAQ có thể được tổ chức dưới dạng CSDL để có thể tìm kiếm sự trợ giúp trước mỗi tình huống cụ thể. Các câu hỏi thường gặp có thể được tổ chức theo các nhóm: tra cứu tài liệu; quy định, nội quy sử dụng thư viện; thủ tục gia hạn, làm thẻ, cấp thẻ thư viện; dịch vụ đăng ký tìm tài liệu tham khảo theo yêu cầu; chính sách mượn, trả, gia hạn tài liệu trong Trung tâm; mượn tài liệu liên thư viện.

Tổ chức dịch vụ mượn liên thư viện

Dịch vụ này sẽ là hình thức chia sẻ NLTT tích cực nhất giữa các thư viện để phục vụ đối tượng NDT đa dạng, tạo điều kiện tốt nhất để thỏa mãn kịp thời yêu cầu tài liệu, đồng thời phát huy hiệu quả sử dụng vốn tài liệu của các thư viện và cơ quan thông tin, tiết kiệm nhiều kinh phí cho các thư viện.

Dịch vụ hướng dẫn, đào tạo NDT

Khi được hỏi NDT về các SPDV, hầu hết NDT trả lời chưa biết đến và nắm vững các SPDV đang tổ chức. Khá nhiều NDT chỉ biết đến SPDV cơ bản như thư mục, dịch vụ đọc tại chỗ, dịch vụ mượn về nhà, sao chụp tài liệu.

Vì vậy, cần tổ chức dịch vụ hướng dẫn, đào tạo NDT theo nhu cầu từ lớp cơ bản đến lớp chuyên sâu nhằm giúp họ nắm được các kỹ năng tìm kiếm, khai thác hiệu quả NLTT. Đây cũng là một phương pháp quảng cáo các SPDV tới NDT, xây dựng thương hiệu của Trung tâm trong lòng NDT…

Dịch vụ tư vấn thông tin

Hiện nay, Trung tâm chưa có bộ phận tư vấn thông tin riêng và mới thực hiện ở mức đơn giản, chưa mang tính chuyên sâu. Trung tâm cần phân công công việc cụ thể cho cán bộ tư vấn thông tin như: phỏng vấn trực tuyến, gián tiếp qua mạng thông qua giao diện chat trên Internet, Intranet, qua Facebook, email, qua SMS của điện thoại… đến NDT.

 Đa dạng hóa phương thức dịch vụ này, có thể nhận nhu cầu của NDT qua các giao diện web hay qua email, facebook, điện thoại... Cán bộ tư vấn cung cấp dưới dạng câu trả lời (con số, dữ kiện), định hướng nguồn tin (tra cứu tin) hoặc cả hai. Dịch vụ này yêu cầu phải phản hồi lại cho NDT kịp thời và nhanh nhất có thể.

__________________

1. Trường Đại học Y Dược, Đại học Huế, Báo cáo tuyển sinh năm học 2019, tuyensinh.hueuni.edu.vn, 15-8-2020.

Tài liệu tham khảo

1. Vũ Duy Hiệp, Xây dựng mô hình tạo lập, phát triển hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện tại các trường đại học giai đoạn hiện nay, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 2, 2015, tr.21-30.

2. Trương Đại Lượng, Đánh giá dịch vụ thông tin, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Dịch vụ thông tin - thư viện trong xã hội hiện đại”, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, (4), 2017, tr.41-49.

3. Vũ Dương Thúy Ngà, Phát triển dịch vụ thông tin thư viện đáp ứng yêu cầu của người sử dụng trong xã hội hiện đại ở Việt Nam, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Dịch vụ thông tin - thư viện trong xã hội hiện đại”, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, (34), 2017, tr.92-97.

4. Trần Thị Minh Nguyệt, Xu hướng phát triển dịch vụ thông tin - thư viện trong xã hội hiện đại, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Dịch vụ thông tin - thư viện trong xã hội hiện đại”, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, (18), tr.161-167.

5. Nguyễn Huy Thắng, Phát triển các dịch vụ thông tin trong các cơ quan thông tin thư viện, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, 2020, số 2, tr.24-28.

6. Trần Nữ Sơn Thi, Quản lý phát triển Văn hóa đọc cho sinh viên của trường Đại học Y Dược - Đại học Huế, Luận văn Thạc sĩ Quản lý Giáo dục, Trường Đại học Sư phạm Huế, 2017.

7. Bùi Loan Thùy, Nguyễn Thị Trúc Hà, Phát triển các dịch vụ thông tin - thư viện tại một số trường đại học trên thế giới: bài học với thư viện đại học Việt Nam, Tạp chí Thông tin và Tư liệu, số 3, 2017, tr.3-12.

8. Nguyễn Văn Thiên, Thực trạng dịch vụ thông tin thư viện tại Việt Nam hiện nay, Kỷ yếu hội thảo khoa học “Dịch vụ thông tin - thư viện trong xã hội hiện đại”, Trường Đại học Văn hóa Hà Nội, (33), 2017, tr.320-327.

Ths TRƯƠNG THỊ CÚC - ĐẶNG NGỌC Ý NHI - VÕ THỊ QUỲNH

Nguồn: Tạp chí VHNT số 512, tháng 10-2022