Nhiều người của thế hệ trước đã say sưa kể về những cuốn sách hay và các tác phẩm văn học nổi tiếng, nhiều cuốn được coi là sách gối đầu giường... và để có được sách để đọc, họ phải tranh nhau, chờ nhau ở những thư viện hoặc trao đổi sách cho nhau. Đến nay, hình ảnh đó không còn nhiều.

Đến nay, hình ảnh đó không còn nhiều. Thập niên đầu của TK XXI cho thấy sự biến đổi nhanh trên nhiều lĩnh vực, có quá nhiều phương tiện, công nghệ hỗ trợ con người trong nghiên cứu, học tập và giải trí... nên việc đọc sách, đến thư viện không còn là lựa chọn đầu tiên và duy nhất. Tuy chưa có kết luận nào về việc số bạn đọc đến các thư viện công cộng tăng hay giảm trong thời gian gần đây, nhưng hiển nhiên là bạn đọc có rất nhiều sự lựa chọn nhằm thỏa mãn nhu cầu đọc của mình. Và điều này chắc hẳn sẽ ảnh hưởng ít nhiều đến hoạt động của các thư viện, ảnh hưởng đến sự đầu tư lâu dài của cách thư viện khiến nhiều nhà quản lý phải suy nghĩ, tìm hướng phát triển đáp ứng nhu cầu đọc và thu hút bạn đọc sử dụng các dịch vụ của thư viện.

Cho đến nay, nhiều thư viện trong nước đã thực hiện những chương trình hỗ trợ cho hoạt động của mình nhằm tạo dựng mối quan hệ tốt đẹp và hình ảnh của thư viện trong mắt đông đảo bạn đọc và công chúng. Thế nhưng định hướng cho các hoạt động này, cũng như mục tiêu, đối tượng nhắm đến, phương pháp đo lường hiệu quả và việc lên kế hoạch còn chưa thực sự được lưu tâm đúng mức. Chính vì vậy, sớm hơn hết, lãnh đạo các thư viện tại Việt Nam nói chúng cần lưu tâm nhiều hơn đến một hoạt động đã thành công từ nhiều tổ chức trong và ngoài nước, trong đó có cả những thư viện lớn trên thế giới và chắc chắn sẽ có những hiệu quả tích cực khi áp dụng ở các thư viện công cộng tại Việt Nam, đó là hoạt động: quan hệ công chúng.

Quan hệ công chúng (public relations: PR) là những nỗ lực được đặt kế hoạch, duy trì để hình thành, củng cố sự thiện chí, hiểu biết lẫn nhau giữa một tổ chức và công chúng của nó (Viện PR của Anh - IPR).

Theo Frank Jefkins: PR bao gồm tất cả các hình thức truyền thông ra bên ngoài và bên trong, giữa một tổ chức và công chúng của họ vì mục đích đạt được mục tiêu cụ thể liên quan đến sự hiểu biết chung.

Do vậy chúng ta có thể hiểu PR là việc một cơ quan hay tổ chức chủ động quản lý các quan hệ giao tiếp cộng đồng để tạo dựng và giữ gìn một hình ảnh tích cực của mình. Các hoạt động quan hệ công chúng bao gồm các việc quảng bá nhằm đạt được thành công, đồng thời giảm nhẹ ảnh hưởng của các thất bại; công bố các thay đổi, và nhiều hoạt động khác.

Câu hỏi đặt ra là hoạt động thực tiễn của quan hệ công chúng là gì?

Nhiều nhà nghiên cứu còn đưa ra những mô hình, quy trình khác nhau với nhiều bản mô tả hoạt động chính của quan hệ công chúng. Do vậy, tùy thuộc vào tính chất, đối tượng, mục tiêu hoạt động… mà các thư viện có thể đưa ra mô hình hoạt động quan hệ công chúng khác nhau.

Để có thể vận dụng những hoạt động quan hệ công chúng một cách chuyên nghiệp, người cán bộ thư viện tham gia hoạt động quan hệ công chúng cần hiểu rõ vai trò của mình trên phương diện là một chuyên gia PR như sau:

Vai trò của người cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng

Người cán bộ thư viện khi đảm nhận công việc này cần hiểu rõ vai trò của mình đó là quảng bá sự hiểu biết về thư viện và các hoạt động của thư viện, kể cả các sản phẩm và dịch vụ của thư viện đối với cán bộ tại thư viện lẫn bạn đọc và công chúng. Khi đó người cán bộ thư viện cần trang bị cho mình những khả năng linh hoạt nhằm tạo dựng mối quan hệ tốt, hài hòa trong đội ngũ cán bộ làm việc tại thư viện. Có được như vậy mới xây dựng được nội bộ đoàn kết cùng phát triển bền vững. Họ cần tạo ra những cảm nhận về trách nhiệm trong mỗi cán bộ thư viện với xã hội và cộng đồng thông qua các hoạt động cụ thể như công đoàn, đoàn thanh niên, từ thiện, gây quỹ…

Đối với bạn đọc và công chúng, người cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng ngoài việc tạo sự thân thiện, hiểu biết chia sẻ cùng các hoạt động của thư viện, họ còn là cầu nối khắc phục những nhiểu nhầm, định kiến, sự đơn điệu nhàm chán của bạn đọc và công chúng đối thư viện. Đồng thời đưa ra những thông điệp rõ ràng nhằm nhanh chóng thay đổi tình thế bất lợi đối với thư viện.

          Công việc của người cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng

Trong một số tổ chức ở nước ngoài, công việc chính của người làm công tác quan hệ công chúng thường đảm nhiệm đó là viết thông cáo báo chí và các ấn phẩm khác liên quan. Đồng thời họ cũng là người đại diện giải quyết các vấn đề đối với tổ chức của mình. Nhóm cán bộ làm công tác liên quan đến báo chí thường có vị trí thấp hơn so với nhóm đại diện giải quyết các vấn đề vì họ thường là những người có vị trí cao hơn, chịu trách nhiệm trực tiếp từ lãnh đạo đơn vị. Tuy nhiên, tại nhiều tổ chức, cá nhân một người có thể thực hiện toàn bộ các công việc trên.

“Theo kết quả khảo sát tháng 7 năm 2007 do Khoa PR & Quảng cáo, Học viện Báo chí và Tuyên truyền tổ chức với 60 nhân viên PR của 10 công ty chuyên nghiệp tại Hà Nội và TP.HCM cho thấy có tới 34 ý kiến cho biết nhiệm vụ của PR thường xuyên phải làm nhất là quan hệ với báo chí. Đứng thứ hai là nhiệm vụ tổ chức sự kiện (17 ý kiến) và thứ ba là điều hành, tư vấn chiến lược (13 ý kiến). Các nhiệm vụ khác của PR là: bán hàng, marketing, nghĩ ý tưởng, viết lời cho quảng cáo, và tất cả những công việc có liên quan tới ngôn ngữ, lễ tân và quản trị”.

Qua đó, có thể thấy tại Việt Nam vào thời điểm này, các cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng cũng cần dành nhiều sự quan tâm cho công tác tạo dựng mối quan hệ với báo chí và tổ chức sự kiện.

          Nhiệm vụ của người cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng

Trước hết, để chuẩn bị cho kế hoạch làm việc với báo giới, người cán bộ thư viện cần thể hiện các ý tưởng của mình thông qua các thông điệp, hình ảnh hoặc văn bản thật rõ ràng, thể hiện trực tiếp mục đích cần hướng tới. Tiếp sau là chọn thời điểm tốt để thể hiện các ý tưởng nhằm tạo sự quan tâm đối với bạn đọc và công chúng của mình đến sản phẩm hoặc một vấn đề gì đó của thư viện.

Thông thường, ngoài những chức năng chính của thư viện, chức năng giải trí thường dễ thu hút và hấp dẫn đối với bạn đọc và công chúng. Do vậy việc tạo ra các thông tin trên báo chí, trên mạng xã hội là những việc mà cán bộ thư viện nên quan tâm đầu tư thỏa đáng.

Từ những hoạt động trên, người cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng cần tự trau dồi khả năng nhạy bén khi nhận dạng, theo dõi trong khi tiến hành các hoạt động liên quan đến bạn đọc và công chúng vì lợi ích của thư viện. Đó chính là việc quản lý các vấn đề.

Những kỹ năng cần thiết của người cán bộ thư viện làm công tác quan hệ công chúng

Vậy những kỹ năng cần thiết cho hoạt động quan hệ công chúng là gì? Đó chính là tổng hợp các hoạt động diễn ra hằng ngày, theo suốt thời gian công tác của chính người cán bộ thư viện, mà nay cần tổng hợp lại, nâng cao hơn nữa chất lượng chính các hoạt động ấy. Đó là:

Kỹ năng viết, căn cứ vào dạng thức viết của hoạt động quan hệ công chúng mà xây dựng bài viết cho phù hợp với loại hình thông cáo báo chí, thông báo phục vụ công chúng, quảng cáo hay thông tin dưới dạng tờ rơi, tờ gấp. Chi tiết hơn là các dạng bài diễn văn, phát biểu trước bạn đọc và công chúng. Thời gian gần đây còn xuất hiện dạng viết với ngôn ngữ Internet (hay còn gọi là ngôn ngữ mạng).

Kỹ năng thuyết trình, khi đã chuẩn bị nội dung thuyết trình kỹ lưỡng về nội dung, người cán bộ thư viện cần lưu ý đến những hoạt động trước khi thuyết trình (chuẩn bị thêm nội dung, tinh thần, sức khỏe, tâm lý); bắt đầu buổi thuyết trình cần gây được sự chú ý, quan tâm, tập trung của bạn đọc và công chúng, biến số đông đối tượng tán thành, hưởng ứng đối với bài thuyết trình của mình (thời điểm bước ra diễn đàn); trong khi thuyết trình cần lưu ý đến ngôn ngữ và cử chỉ. Ngữ điệu của lời nói, cường độ nói, nhịp độ nói và cảm xức khi nói sẽ là những yếu tố quan trọng gây được thiện cảm đối với bạn đọc và công chúng. Hơn thế nữa, những hành động phi ngôn ngữ tác động lên thị giác người theo dõi đôi khi có tác dụng nâng cao hiệu quả tri giác thông tin đối với họ; kết thúc bài thuyết trình tuy ngắn ngủi nhưng lại hết sức quan trọng vì điểm nhấn này sẽ quyết định những gì sẽ “lắng đọng” trong người nghe - bạn đọc và công chúng.

Kỹ năng đàm phán và thương lượng, là quá trình thỏa thuận, trao đổi giữa các bên liên quan. Trong lĩnh vực thư viện thì khả năng xảy ra đối với bạn đọc và công chúng là khá hiếm. Tuy nhiên, người cán bộ làm công tác quan hệ công chúng cũng cần lưu ý khi chịu trách nhiệm đàm phán đối với nhóm đối tượng bạn đọc, công chúng nào đó, đó là: “biết mình, biết người…”.

Kỹ năng trả lời phỏng vấn, đối với người cán bộ thư viện, họ chính là người trung gian giữa báo chí, bạn đọc và công chúng của thư viện. Do vậy, họ cần tinh tế trong việc xác định nhóm đối tượng hướng đến của thư viện, mục tiêu của tổ chức mong muốn đạt được. Từ đó lựa chọn kênh thông tin phù hợp, có thể là truyền thông đại chúng, có thể là các cuộc gặp gỡ, gặp mặt, có thể là bản tin nội bộ, có thể thông qua các trang web… và bí quyết thành công trong các cuộc trả lời phỏng vấn đó là: chủ động cung cấp thông tin mà bạn đọc và công chúng muốn biết; trả lời ngắn gọn; sử dụng ít các con số thống kê; sử dụng ngôn ngữ phổ thông, thông dụng; nêu bật các thông điệp chủ chốt.

        Việc kết hợp nhuần nhuyễn các kỹ năng và sự chuẩn bị tốt trước khi tiếp cận bạn đọc, công chúng cũng như báo giới sẽ giúp cho người cán bộ thư viện làm nhiệm vụ quan hệ công chúng trở thành những người tạo dựng quan hệ cừ khôi nhất, họ là người “biết làm và biết cần nói gì”.

Nguồn : Tạp chí VHNT số 314, tháng 8-2010

Tác giả : Nguyễn Hữu Nghĩa