Trung tâm Thông tin Thư viện (TTTV), Trường Đại học Văn hóa TP.HCM là đơn vị trực thuộc trường, giữ vai trò hết sức quan trọng trong việc tổ chức, xây dựng kho tài liệu, đáp ứng nhu cầu nghiên cứu, giảng dạy, học tập của giảng viên và sinh viên trong trường. Bài viết đề cập đến thực trạng hoạt động của trung tâm, từ đó đánh giá những ưu, nhược điểm nhằm đề xuất một số giải pháp nhằm phát triển, nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ trong thời đại công nghiệp 4.0.

     Sự phát triển mạnh mẽ của khoa học và công nghệ đã làm cho khối lượng thông tin gia tăng nhanh chóng, dẫn đến hiện tượng bùng nổ thông tin. Trước tình hình đó, thư viện Đại học Văn hóa TP.HCM không chỉ cần nguồn thông tin lớn, đội ngũ nhân viên chuyên nghiệp, trang thiết bị, cơ sở vật chất hiện đại mà đòi hỏi phải có một hệ thống sản phẩm và dịch vụ TTTV chất lượng cao, phong phú, đa dạng và hiện đại. Sản phẩm và dịch vụ TTTV là một công cụ không thể thiếu trong lĩnh vực hoạt động cung cấp thông tin của bất kỳ một cơ quan TTTV nào. Nó có vai trò quan trọng trong việc đáp ứng nhu cầu của người dùng tin (NDT). Nhìn thấy được tầm quan trọng đó, Trung tâm TTTV Trường Đại học Văn hóa TP.HCM đã có những đổi mới về phương thức phục vụ người dùng tin; đổi mới hình thức, nội dung các sản phẩm, dịch vụ.

     1. Khái quát sơ lược Trung tâm TTTV Trường Đại học Văn hóa TP.HCM

     Năm 1976, thư viện trường được thành lập, hoạt động theo mô hình truyền thống, vốn tài liệu ít, cơ sở vật chất nghèo nàn. Trải qua thời gian dài, thư viện đã có sự tiếp cận, chuẩn hóa đúng nghiệp vụ, từng bước tiến hành ứng dụng công nghệ thông tin thông qua việc đầu tư phần mềm quản trị thư viện truyền thống và một số thiết bị, phần cứng.

     Hiện nay, trung tâm xây dựng hệ thống kho mở cho NDT tự tra cứu qua hệ thống máy vi tính và tìm tài liệu trực tiếp tại các kho tài liệu: kho Đọc - Mượn; kho Báo - Tạp chí; kho Luận văn, luận án; kho Khóa luận; kho Sau đại học… Tổng số tài liệu hiện có là 28.065 đầu/53.908 bản, bao gồm: sách, báo, tạp chí, luận án, luận văn, khóa luận, đa phương tiện… Trong đó, sách chiếm tỷ lệ 50,65%; luận văn, luận án, khóa luận chiếm tỷ lệ 8,08%.

     2. Các sản phẩm TTTV

     Sản phẩm và dịch vụ thông tin là hai khâu công tác luôn được đặt lên hàng đầu với mỗi cơ quan thông tin nói chung và Trung tâm TTTV Trường Đại học Văn hóa TP.HCM nói riêng. Đó không chỉ là hoạt động mang tính chuyên môn, nghiệp vụ mà còn là hoạt động mang lại nguồn thu cho thư viện, đặc biệt trong cơ chế thị trường. Việc xây dựng, phát triển các sản phẩm thông tin hướng tới NDT, phục vụ tốt công tác nghiên cứu, đào tạo là vấn đề trọng tâm của nhà trường hiện nay.

     Hệ thống mục lục

     Mục lục thư viện là tập hợp các phiếu mục lục hoặc biểu ghi thư mục trong cơ sở dữ liệu (CSDL), phản ánh nguồn tin của các thư viện, cơ quan thông tin. Nó có chức năng phản ánh trữ lượng, thành phần kho tài liệu, giúp NDT xác định được vị trí lưu trữ và lựa chọn tài liệu phù hợp. Mục lục thư viện thể hiện dưới dạng phiếu, mục lục sách in và mục lục truy cập công cộng trực tuyến (OPAC).

     Hiện tại, Trung tâm TTTV Đại học Văn hóa TP.HCM sử dụng mục lục điện tử truy cập trực tuyến. Đây chính là mục lục dạng phiếu, được điện tử hóa lưu trên máy tính, truyền qua mạng viễn thông… NDT có thể sử dụng máy tính đặt ngay tại thư viện để tìm kiếm thông tin thông qua phần mềm quản trị.

     CSDL điện tử

     CSDL được xây dựng nhằm mục đích quản lý vốn tài liệu của thư viện, đồng thời giúp NDT tra tìm thông tin về tài liệu một cách nhanh chóng, tiện lợi, chính xác, thay thế một phần hoặc tồn tại song song với hệ thống tra tìm truyền thống (mục lục phiếu và thư mục). Hiện tại, trung tâm chỉ có CSDL bạn đọc và CSDL thư mục được thực hiện trên phần mềm Libol 5.0.

     Thư mục giới thiệu sách mới

     Thư mục là một sản phẩm TTTV mà phần chính là tập hợp các biểu ghi thư mục được sắp xếp trật tự, phản ánh các tài liệu có một số điểm chung về nội dung hoặc hình thức. Mỗi cơ quan TTTV tạo lập thư mục riêng nhằm giới thiệu tài liệu mới bổ sung vào vốn tài liệu của thư viện, định hướng cho bạn đọc tự học, tự nghiên cứu, nâng cao trình độ. Thư viện Trường Đại học Văn hóa TP.HCM biên soạn danh mục thông báo tài liệu mới định kỳ hằng tháng bởi cán bộ bổ sung vốn tài liệu. Số thứ tự, tên tài liệu, tên tác giả, ký hiệu phân loại và số bản tài liệu mới được bổ sung về thư viện. Danh mục này được xuất trực tiếp từ CSDL nên đảm bảo tính chính xác và cập nhật.

     Thư mục

     Trung tâm TTTV Trường Đại học Văn hóa TP.HCM tiến hành biên soạn: thư mục thông báo bài trích tạp chí; thư mục bài trích báo, tạp chí; thư mục giới thiệu tài liệu chuyên ngành văn hóa. Cấu trúc của thư mục tuân thủ các quy tắc biên soạn chung. Trong đó, các biểu ghi thư mục được sắp xếp theo các chủ đề dựa trên chương trình đào tạo của các khoa chuyên môn. Ngoài ra, để NDT thuận tiện tra cứu, thư mục còn có các bảng tra chủ đề, từ khóa theo trật tự chữ cái tiếng Việt.

     Một số sản phẩm khác       

     Ngoài các sản phẩm chính như trên, Trung tâm TTTV Trường Đại học Văn hóa TP.HCM còn tổ chức một số sản phẩm khác như: Bài viết Giới thiệu tài liệu định kỳ 4 tài liệu/tháng, tùy thuộc vào nguồn tài liệu có thể giới thiệu nhiều hơn; Tập tài liệu Tuyển chọn bài viết từ tạp chí phục vụ trưng bày tài liệu về Bác Hồ. Những sản phẩm này góp phần làm phong phú thêm các sản phẩm TTTV, hỗ trợ tích cực cho việc tra tìm tài liệu phục vụ công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của NDT tại thư viện nhà trường.

     3. Các dịch vụ TTTV

     Dịch vụ cung cấp tài liệu

     Trung tâm có 150 chỗ ngồi, mỗi năm thu hút 3.000 lượt bạn đọc. Bên cạnh đó, dịch vụ mượn tài liệu cũng được đông đảo NDT sử dụng, thống kê có 170 lượt/ tháng. Ngoài ra, trung tâm còn có dịch vụ tra cứu thông tin, hướng dẫn sử dụng thư viện cho sinh viên năm nhất, internet miễn phí...

     Dịch vụ tìm tin theo yêu cầu

     Ngoài các dịch vụ chủ yếu đã trình bày ở trên, Thư viện Trường Đại học Văn hóa TP.HCM còn tổ chức các dịch vụ khác như: cung cấp bản sao tài liệu, in ấn, scan tài liệu... Dịch vụ phổ biến thông tin bao gồm: triển lãm tài liệu, hoạt động chiếu phim tài liệu, sinh hoạt đầu năm học...

     4. Đánh giá sản phẩm và dịch vụ TTTV

     Đánh giá sản phẩm TTTV

     Đánh giá sản phẩm TTTV hướng tới mục tiêu cải thiện chất lượng sản phẩm, được xem là một trong các tiêu chí để đánh giá chất lượng thư viện. Các sản phẩm của thư viện đã bao quát được toàn bộ nguồn hệ thống thông tin mà thư viện hiện có. Cho đến nay, hệ thống sản phẩm khá đa dạng gồm cả dạng truyền thống và hiện đại. Các sản phẩm này giúp NDT có thể tìm tài liệu bằng cách sử dụng các sản phẩm của thư viện và công cụ tra cứu mà thư viện cung cấp. Các thư mục được xây dựng bởi đội ngũ người làm thư viện có kinh nghiệm từ xử lý nội dung đến hình thức để có những thông tin giá trị nhất.

     Theo khảo sát, thư viện đã đáp ứng được nhu cầu của NDT. Khi bạn đọc đến mượn, thư viện luôn sẵn sàng phục vụ nhiệt tình, nhanh chóng; ngoài việc phục vụ trong giờ hành chính, đến mùa thi trung tâm còn tổ chức phục vụ thêm vào thứ 7. Các loại hình sản phẩm đã có sự đầu tư phát triển khá đồng đều.

     Các sản phẩm TTTV được cập nhật thường xuyên, đảm bảo tính liên tục. Các tài liệu mới được bổ sung về thư viện, sau khi được xử lý nội dung và hình thức sẽ nhanh chóng được cập nhật vào CSDL và NDT có thể tìm kiếm ngay lập tức.

     Khả năng tìm kiếm thông tin qua sản phẩm thể hiện ở các phương tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác; tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng. Ngoài ra, khả năng tìm kiếm thông tin còn phải thể hiện dưới nhiều hình thức tìm tin khác nhau.

     Bên cạnh đó, sản phẩm TTTV của trung tâm cũng có nhiều mặt hạn chế. Trước tiên, thư viện chưa xây dựng được chiến lược hoạch định dài hạn cho sự phát triển các loại sản phẩm một cách toàn diện. Sản phẩm TTTV chưa đa dạng, thư viện chưa có sản phẩm TTTV hiện đại như các CSDL toàn văn, CSDL số hóa, phần mềm tích hợp quản lý thư viện chưa được nâng cấp. Các sản phẩm mang tính marketing cho hoạt động thư viện còn quá ít, việc giới thiệu các sản phẩm TTTV cho NDT chưa thật sự mạnh, số lượng NDT biết đến các sản phẩm của thư viện chưa nhiều.

     Thư viện chưa triển khai xây dựng được các sản phẩm TTTV có giá trị như tóm tắt, tổng luận để phục vụ cho các bộ quản lý và nghiên cứu khoa học. Cán bộ thư viện chưa chủ động đề xuất xây dựng để phát triển các sản phẩm TTTV đa dạng. Cán bộ thư viện chưa có đủ kỹ năng cần thiết để cung cấp những sản phẩm TTTV có chất lượng cao (ngoại ngữ, tin học, kỹ năng marketing, phân tích, tổng hợp). Thư viện chưa có sự đầu tư thích đáng về thời gian cũng như công sức cho việc biên boạn các sản phẩm TTTV có giá trị. Trang thiết bị được trang bị khá lâu nay đã xuống cấp ảnh hưởng nhiều đến chất lượng của sản phẩm được tạo ra.

Trường Đại học Văn hóa thành phố Hồ Chí Minh - địa chỉ đào tạo tin cậy

     Đánh giá dịch vụ TTTV

     Dịch vụ cung cấp thông tin của Trung tâm TTTV đã và đang đáp ứng tương đối tốt nhu cầu của NDT trong trường. Điều đó thể hiện thông qua việc đăng ký làm thẻ. NDT có thể dùng thẻ để sử dụng miễn phí tất cả các dịch vụ của thư viện.

     Hằng năm, thư viện đều tổ chức các lớp hướng dẫn sử dụng thư viện lồng ghép vào tuần giáo dục đầu khóa cho tất cả sinh viên đặc biệt là sinh viên năm thứ nhất, từ đó giúp cho NDT nhanh chóng làm quen với thư viện, tiết kiệm thời gian tra tìm thông tin.

     Công tác phục vụ luôn được cải tiến nhằm đáp ứng nhanh nhu cầu tin của mọi đối tượng NDT. Với việc tổ chức kho mở, thư viện đã thu hút được khá nhiều bạn đọc đến tìm kiếm, khai thác và sử dụng.

     Tuy nhiên, bên cạnh những ưu điểm, các dịch vụ TTTV của Trung tâm TTTV trong trường cũng có một số nhược điểm. Trước tiên, đó là công tác đào tạo NDT chưa chủ động, thường xuyên. Thư viện cũng mới chỉ thực hiện được nhiệm vụ mở lớp hướng dẫn cho sinh viên năm thứ nhất mà chưa tập huấn cho cán bộ, giảng viên, học viên cao học sử dụng thư viện.

     Các dịch vụ của thư viện chưa đa dạng, phong phú. Một số dịch vụ còn mờ nhạt chưa thể hiện hết vai trò của mình. Mức độ triển khai, phổ biến của một số dịch vụ TTTV chưa cao. Nhiều dịch vụ có chất lượng cao thì chưa được đưa vào hoạt động. Thư viện chưa xây dựng được hoạt động marketing để tuyên truyền, giới thiệu về sản phẩm, dịch vụ tới NDT. Đội ngũ cán bộ còn thiếu trong khi nhu cầu của NDT cần được đáp ứng là rất lớn. Nguồn tài nguyên thông tin của thư viện chưa đa dạng, số lượng tài liệu chuyên ngành còn quá ít so với chuyên ngành đào tạo của trường.

     5. Các giải pháp phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ TTTV

     Nâng cao chất lượng các sản phẩm và dịch vụ thông tin

     Muốn nâng cao chất lượng thông tin, thư viện cần xây dựng chiến lược hoạch định dài hạn cho sự phát triển các sản phẩm và dịch vụ TTTV; xây dựng kế hoạch công tác là căn cứ khoa học cho sức thuyết phục khi dự trù kinh phí hoạt động thường xuyên của trường.

     Thư viện nên tiến hành định kỳ khảo sát nhu cầu của các đối tượng NDT. Đây là công việc không thể thiếu nhằm nâng cao chất lượng cung cấp thông tin, từ đó mới có thể nâng cao mức độ thỏa mãn thông tin của NDT. Có thể thực hiện định kỳ mỗi năm một lần bằng hình thức trực tiếp hoặc gián tiếp. Vì như thế, thư viện mới nắm bắt được nhu cầu của đối tượng dùng tin vừa biết được ý kiến phản hồi từ họ. Từ đó có những điều chỉnh cần thiết, đáp ứng nhu cầu NDT.

     Thư viện cần phát triển khía cạnh marketing sản phẩm và dịch vụ thông tin trong thư viện nhằm xác định được chính xác và đầy đủ những thay đổi về nhu cầu tin của NDT. Hoạt động này làm tăng tính năng động trong hoạt động thỏa mãn nhu cầu thông tin của nhiều đối tượng, làm tăng nguồn tài chính, thu hút ngân sách và khả năng nhận tài trợ từ các tổ chức. Hình thức marketing các sản phẩm và dịch vụ của thư viện có thể thực hiện thông qua các trang mạng xã hội.

     Đa dạng hóa các sản phẩm và dịch vụ thông tin, đáp ứng nhu cầu NDT

     Việc đa dạng hóa, nâng cao và phát triển các sản phẩm và dịch vụ thông tin là xu hướng tất yếu để nâng cao chất lượng, thích ứng với thói quen sử dụng và khai thác thông tin của NDT.

     Tiếp tục hoàn thiện, phát triển các sản phẩm và dịch vụ TTTV sẵn có để đáp ứng nhu cầu của NDT. Tổ chức phục vụ tài liệu nghe nhìn với các trang thiết bị hiện đại gồm nhiều máy thu hình, đầu video, máy tính có đầu đọc CD-ROM.

     Tiếp tục xây dựng các loại hình dịch vụ khác nhau như dịch vụ cung cấp thông tin trọn gói, dịch vụ tham khảo, tư vấn thông tin, đào tạo kỹ năng thông tin, câu lạc bộ bạn đọc, thư viện văn phòng…

     Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin trong việc triển khai các sản phẩm và dịch vụ

     Thư viện nên xây dựng các CSDL toàn văn, CSDL số hóa, mua bản quyền truy cập một số CSDL có chuyên ngành phù hợp với lĩnh vực của trường đang được đào tạo. Bên cạnh đó, khai thác một số nguồn học liệu mở miễn phí để NDT tiếp cận.

     Thư viện cần đầu tư trang thiết bị hiện đại như số hóa tài liệu nội sinh, máy chủ với dung lượng lưu trữ lớn, cổng từ và công nghệ RFID để mượn trả tự động, bảo quản tài liệu được tốt hơn, nhanh hơn, tiện lợi hơn giúp giảm thiểu tối đa công sức cho cán bộ thư viện cũng như NDT.

     Phát triển thêm các phòng internet với các máy tính có cấu hình lớn có thể giúp NDT truy cập tới được nhiều nguồn tài liệu điện tử.

     Thư viện tiếp tục bổ sung các nguồn tài liệu đa dạng về hình thức, phong phú về nội dung, kể cả tài liệu tiếng Anh và tiếng Việt nhằm trao đổi, chia sẻ nguồn tài nguyên với các cơ quan thông tin bên ngoài.

     Hiện nay, Trung tâm TTTV đang trong quá trình được dự án tài trợ nguồn kinh phí để hiện đại hóa nhằm chuyển đổi từ thư viện truyền thống sang thư viện hiện đại. Để làm được điều này, lãnh đạo nhà trường cần đầu tư hơn nữa về cơ sở vật chất, thực hiện có kế hoạch nhằm đảm bảo việc đầu tư đồng bộ, mang lại hiệu quả cao.

     Nâng cao năng lực, trình độ đội ngũ cán bộ TTTV

     Nâng cao trình độ chuyên môn nghiệp vụ của cán bộ thư viện cả về kiến thức chuyên môn và một số kỹ năng như tin học, ngoại ngữ… Hơn thế, nhà trường nên tạo điều kiện cho cán bộ thư viện đi học tập kinh nghiệm trao đổi với các thư viện trong và ngoài nước để nắm bắt được các công nghệ mới.

     Tăng cường công tác đào tạo NDT

     Thư viện cần thường xuyên mở lớp đào tạo kỹ năng miễn phí với NDT thuộc mọi đối tượng. Qua đó, sẽ thúc đẩy hoạt động TTTV của thư viện phát triển mạnh mẽ hơn, thu hút nhiều đối tượng NDT.

     Phát triển và nâng cao chất lượng sản phẩm và dịch vụ TTTV nhằm nâng cao vai trò và hiệu quả của nguồn lực thông tin phục vụ cho công tác giảng dạy, học tập và nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên trong trường. Thực tế đòi hỏi Trung tâm TTTV cần có kế hoạch hoàn thiện và tiếp tục thực thi các giải pháp nhằm nâng cao khả năng đáp ứng nhu cầu tin của NDT.

Tác giả: Nguyễn Hải Gian

Nguồn: Tạp chí VHNT số 418, tháng 4-2019